+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Выбрасывать ли конверты при получении корреспонденции инструкции для секретаря

Содержание

Выбрасывать ли конверты при получении корреспонденции инструкции для секретаря

Выбрасывать ли конверты при получении корреспонденции инструкции для секретаря

Банковское правоВыбрасывать ли конверты при получении корреспонденции инструкции для секретаря

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне.

На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов.

Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • При проведении первоначальной обработки входящей корреспонденции конверты
  • Журнал регистрации входящих документов: для чего он нужен и как заполняется
  • Инструкция по получению и отправке почты
  • Правила хранения входящих писем с конвертами
  • Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией
  • Некоторые секреты входящих документов
  • Как организовать учет исходящей и входящей корреспонденции

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 5 подарочных конвертов своими руками

При проведении первоначальной обработки входящей корреспонденции конверты

Кутафина МГЮА , к. Юрист в ходе своей деятельности сталкивается с отправкой и получением различного рода корреспонденции.

Это могут быть иски, претензии, уведомления в рамках действующих договоров, иные документы, связанные с хозяйственной деятельностью компании.

Если возникнет задержка в получении или отправке корреспонденции, то это может повлечь за собой негативные последствия для компании в целом.

Чтобы правильно организовать учет исходящей и входящей корреспонденции, необходимо: — определить, кто из сотрудников будет заниматься учетом корреспонденции. При этом нужно исходить из объемов документооборота компании.

Если организация небольшая, то это может делать в одиночку секретарь компании или сотрудники секретариата если их несколько.

Учет входящей корреспонденции включает в себя последовательность действий с момента получения корреспонденции и до вручения ее конкретным работникам организации или возврата отправителю.

Таким образом, сотрудник, отвечающий за работу с корреспонденцией, должен: — получить поступившую корреспонденцию в почтовом отделении если организация арендует почтовый ящик или при доставке заказных и ценных писем или в офисе организации если корреспонденцию доставили прямо в офис сотрудник почты или курьерской службы ; — проверить правильность указания адресата.

Может быть, письмо совершенно случайно оказалось не в той организации. В этом решении:. Общие правила организации работы с корреспонденцией Чтобы правильно организовать учет исходящей и входящей корреспонденции, необходимо: — определить, кто из сотрудников будет заниматься учетом корреспонденции.

Читать далее. Вход и регистрация. Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом.

Если нет — установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

Журнал регистрации входящих документов: для чего он нужен и как заполняется

Обработка входящей корреспонденции При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме.

Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются. Этапы обработки отправляемых документов Обработка отправляемых документов включает в себя:.

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи утверждены постановлением Правительства РФ от Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами.

Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов. поздравительную корреспонденцию; Например, некоторым категориям документов при регистрации могут . На ее основе рекомендуется разрабатывать инструкции по делопроизводству в коммерческих организациях.

Услуги почты в Чехии относятся к жизненно необходимым. Не уметь получать или отправлять почту — это как не уметь пользоваться общественным транспортом в крупном городе и потому везде ходить пешком. Не ездят чехи даже на другой конец города ради передачи пары листков документов, не ездят в соседний город ради одной книжки.

Все новоприбывшие опираются на репутацию Почты России и обходят почту стороной, но мы здесь не в России, нужно отбрасывать стереотипное российское поведение и привыкать к чешскому. Некоторые и хотели бы пользоваться почтой, но попросту из-за отсутствия использования почтовых услуг не знают, как подписать конверт или свой почтовый индекс.

Ежегодно я десятки раз объясняю, как подписывать конверты, как получать почту, что говорить на почте. В данной заметке я сведу все ключевые знания о почте в единый справочный материал, основанный на моем 5-летнем опыте с по меньшей мере сотнями отправленных и полученных писем и посылок.

Для начала, пожалуй, следует разъяснить, почему пользоваться почтой — быстро, удобно и просто. Если для вас это и так очевидно, то можете пропустить сей раздел.

Правила хранения входящих писем с конвертами

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов.

Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения.

К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер.

Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их:.

Некоторые секреты входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне.

На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов.

Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства — целесообразностью, то есть из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и.

Кутафина МГЮА , к. Юрист в ходе своей деятельности сталкивается с отправкой и получением различного рода корреспонденции.

Это могут быть иски, претензии, уведомления в рамках действующих договоров, иные документы, связанные с хозяйственной деятельностью компании.

Если возникнет задержка в получении или отправке корреспонденции, то это может повлечь за собой негативные последствия для компании в целом.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно.

Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании. Деловая переписка между организациями имеет разные сроки хранения.

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение. Поступившие по почте письма вскрываются секретарем.

.

.

Источник: https://remont-kvartir-vkemerovo.ru/bankovskoe-pravo/vibrasivat-li-konverti-pri-poluchenii-korrespondentsii-instruktsii-dlya-sekretarya.php

Ошибки в договоре порой обходятся очень дорого

И чтобы не испортить первое впечатление о себе , необходимо учитывать отмеченные в этом разделе нюансы.

Международная ускоренная почта (МУП) намного дороже, но гарантирует доставку корреспонденции за 2-4 дня.

Ответственный за делопроизводство вносит в журнал (электронную базу) учета входящих документов информацию об исполнителе и установленном сроке исполнения, передает документ на исполнение.

При отсутствии в доставленной корреспонденции регистрируемого письма, указанного в почтовом реестре, отделом документационного обеспечения составляется акт в двух экземплярах. При отсутствии адресата дома в ячейке абонентского почтового шкафа или в почтовом абонентском ящике оставляется извещение ф. 22 с приглашением адресата в объект почтовой связи для получения почтового отправления.

Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора по операционному управлению С.В. Тимошина.

Дополнительно этот раздел может вмещать информацию о правилах разработки документации коллегиального совещательного органа и заместителей руководства.

Случается, что организация не знает индекс налогового органа, в который должна быть направлена отчетность, или указала его неверно. В таких случаях налоговые инспекции приводят следующие доводы: налогоплательщик, неверно указывая почтовый адрес, а именно допуская ошибку в указании индекса, тем самым не обеспечивает получение налоговой декларации налоговой инспекцией.

Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа.

Кроме того, ИПД может включать специальные приложения со справочной информацией, оттисками печатей, схемами (рисунками), списком контрольных документов.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях.

Регистрация может применяться для документов любых групп и в первую очередь для входящих (в основном организации не практикуют регистрацию внутренних бумаг).

Не врученные адресатам заказные письма и бандероли разряда «Судебное» хранятся в отделении почтовой связи 7 календарных дней. По истечении указанного срока данные почтовые отправления подлежат возврату по обратному адресу.

ОАО «XXX» путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках в автоматизированной системе документационного обеспечения управления.

Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.

ОАО «XXX» путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках в автоматизированной системе документационного обеспечения управления.

Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.

Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах. Помните, был такой советский фильм – «Дипкурьер».

Инструкция по документационному обеспечению управления ОАО «ххх»

Прием корреспонденции подтверждается подписью работника, принявшего документы, в реестре с указанием даты получения.

Конверты с документами, имеющие пометку «лично», передаются адресату без вскрытия и регистрации.

Обработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию.

Что же такое опись вложения? Как она должна выглядеть? Нужно ли ее заверять организации или работнику почты?

Ну и на всякий случай: ни в коем случае нельзя выбрасывать конверт, на котором написано «лично» или «конфиденциально». В запечатанном виде этот конверт передается в руки тому, кому предназначен, а уж адресат сам решит, что с ним, с конвертом, делать.

Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа.

Регистрационный номер. Этот атрибут документа состоит из номера папки-дела «Входящие документы» (по утвержденной номенклатуре дел организации) и порядкового номера (с начала календарного года) поступившего письма. Например, «№ 01-12-273», где 01-12 – номенклатурный номер дела, 273 – уникальный номер письма.

Чтобы утвердить общий порядок составления и обработки документации в компании, составляется инструкция по делопроизводству, которая содержит шаблоны типового оформления официальных бумаг и нормы по работе с ними.

На этапе получения корреспонденции может осуществляться ее первоначальная обработка, которая заключается в проверке правильности доставки. Ошибочно доставленную корреспонденцию почтой России или курьерской почтой возвращают обратно в отделение связи или курьеру.

Конверты от поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда необходимо подтвердить (сохранить) дату получения, либо заполнить недостающие реквизиты, которые проставлены только на конверте.

Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря.

Особые условия устанавливают общий порядок приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное» в объектах федеральной почтовой связи и обязательны для исполнения филиалами ФГУП «Почта России».

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.

Вписывают наименование организации (лица) – автора документа. Для отправляемых документов вписывают наименование организации (лица) – корреспондента (кому посылают документ).

Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений.

Что является датой представления отчетности при отправке ее по почте? Какими документами можно доказать своевременность подачи отчетности?
На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.

Графы журнала регистрации входящих документов

Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции.

Вопрос, к какой категории – регистрируемых или нерегистрируемых – отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров.

Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению.

Однако сегодня многие госучреждения используют электронную почту (выделенные каналы связи) для организации официального межведомственного общения. Например, письмо может быть оформлено в электронном виде, подписано ЭЦП, зарегистрировано в СЭД и отправлено корреспонденту одним нажатием кнопки. Красота.

Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию.

2. Состав управленческих документов организации

Марки гасятся оттиском календарного штемпеля. При гашении почтовых марок проверяется правильность оплаты пересылки почтовых отправлений.

Благо, сегодня у нас есть выбор. Все зависит только от репутации компании, размера вашего кошелька и необходимых сроков доставки. Также почтовым компаниям доверяют организацию массовой рассылки, например, подарков к новогодним праздникам.

Поступающие в организацию документы подлежат учету. Обычно регистрация входящих писем – задача канцелярии, но в небольших коллективах эту обязанность часто возлагают на секретаря. Методика оформления корреспонденции, как правило, подробно описывается во внутренней инструкции по делопроизводству.

Источник: https://membase.ru/pravovye-stati/2917-vybrasyvat-li-konverty-pri-poluchenii-korrespondencii-instrukcii-dlya-sekretarya.html

Имеет ли право секретарь вскрывать конверты пришедшие на имя компании?

Ju (гость) [email protected] Например адрес отправителя есть только на конверте, или это уведомление из какого-либо органа со сроками исполнения (которые отсчитвают от даты получения уведосления). Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Elena [e-mail скрыт] Россия, Псков #9[7383] 25 апреля 2008, 11:48 А мы конверты вместе с копиями письма отдаем исполнителям (пусть сами разбираются важна им дата на штемпеле или нет), у себя храним только неопознанные уведомления (опознанные также отдаем исполнителям), к документам, кот пришли директору также прикалываем конверты, после прочтения писем директором выбрасываем конветы за ненадобностью! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Важно

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Рабочая инструкция «работа секретаря» «ри-20-рс»

Регистрация и учет поступающих (входящих) документов Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.
Важно знать, что:

  1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
  2. Документ должен регистрироваться только один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
  3. Регистрация документов производится в пределах календарного года в валовой последовательности, с началом нового календарного года регистрационные номера документов начинаются с цифры 1.

Татьяна (гость) [email protected] #10[7391] 25 апреля 2008, 12:31 Дорогие коллеги! Большое спасибо за помощь! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Татьяна [email protected] У нас фирма маленькая, так что вся корреспонденция хранится у меня, а если приходится отдавать-то я делаю им ксерокопии, а оригиналы оставляю себе (научена горьким опытом, когда важные письма терялись, а потом спрашивали с меня).Нам неоднократно пригождалось то, что конверты хранятся — когда мы судились и доказывали, что письмо мы получили тогда-то, и отправлено было оно тогда-то.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Или например письма из налоговой инспекции желательно сохранить, ну это воопще на усмотрение бухгалтерии… А все остальные сохранять просто не имеет смысла. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Many_Panny (гость) [email protected] Я эти конверты подкалываю к документу и передаю исполнителям.

В общем, чтобы не засорять свою приёмную, я практически все конверты передаю исполнителям, уничтожаю лишь те, которые от корреспонденции попадающей ген.

директору на резолюцию, и то, предварительно заношу информацию в справочник контрагентов. Хотя, в организации может быть принят другой регламент работы с корреспонденцией.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение.

Регистрационный номер поступающего (входящего) документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения – исполнителя (в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений), например: Вх.

№ 114/03, где Вх.
На самом деле, по другому штемпелю на том же конверте выяснилось, что письмо было отправлено в день заседания, но это уже вопросы к секретарям суда.) Вывод: прежде чем выбросить конверт, нужно внимательно просмотреть письмо, которое из него достали. И только потом принять решение. Если конверт решено оставить, то он прикрепляется к письму и хранится вместе с ним.

Срок хранения конверта равен сроку хранения письма. Как поместить конверт в дело и во внутреннюю опись, написано в этой статье. Ну и на всякий случай: ни в коем случае нельзя выбрасывать конверт, на котором написано «лично» или «конфиденциально». В запечатанном виде этот конверт передается в руки тому, кому предназначен, а уж адресат сам решит, что с ним, с конвертом, делать.

Вопросы в комментарии.

Источник: https://advokat-na-donu.ru/vybrasyvat-li-konverty-pri-poluchenii-korrespondentsii-instruktsii-dlya-sekretarya/

Работа с входящими документами

Выбрасывать ли конверты при получении корреспонденции инструкции для секретаря

Пластинина Н. В.

  • Получение документов
  • Первичная обработка (сортировка) документов
  • Регистрация документов

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией.

Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами.

Обработка входящих документов – необходимый и важный участок работы секретаря/делопроизводителя. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке.

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи.

Варианты поступления входящих документов различны:

– почтой,

– курьерской службой,

– по электронной почте,

– через сайт компании, форму обратной связи,

– факсимильным сообщением,

– в виде телефонограммы,

– лично автором входящего документа.

Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно.

Этап 1: получение корреспонденции

В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России.

По сложившемуся порядку за этими письмами (в том числе если они проходят на А/Я (абонентский ящик, арендованный организацией на каком-либо почтовом отделении) нужно будет кому-то идти в почтовое отделение по местонахождению организации и их получать.

Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении (приносят почтальоны) и доверенность. Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут.

https://www.youtube.com/watch?v=l_LULCtOMBY

Чаще всего организации при увеличении документооборота приходят к выводу о необходимости освобождения секретаря/делопроизводителя от этой обязанности – чуть ли не ежедневного похода на почту.

И либо перепоручают это другому сотруднику (например, нанимают курьера на полставки), либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации.

Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции

Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема. При доставке в нерабочее время – на следующий рабочий день.

Первичная обработка включает в себя всю подготовительную процедуру:

2.1. Проверка правильности указания адресата.

Нередко почта ошибается – по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту.

2.2. Вскрытие конверта.

Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространённом отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями.

Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов – более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений.

Не распаковываются конверты с пометками «Конфиденциально», «Лично», «Коммерческая тайна». Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия, и передаются адресату.

2.3. Проверка количества поступившего в отправлении приложений. Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, – нет.

Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги.

В этом случае в целях исключения риска появления претензий со стороны корреспондента, риска оспаривания факта неполучения нужного письма/приложений к письму, необходимо немедленно (!!!) составить комиссионный акт о недовложении. (см. Образец № 1)

Образец 1.

_________________________________________________________

Общество с ограниченной ответственностью «Элеганс»

ОГРН 1047205402876 ИНН 4723075693 КПП 472301001

р/с 407 028 108 155 400 004 22 в Филиале № 4716 Банка ВТБ (ПАО) г. Кириши

к/с 301 018 104 220 23601 926 БИК 043 601 926

187110, г. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д. № 5 тел. ХХ-ХХ-ХХ

АКТ № 01

о недовложении в отправление

Г. Кириши «15» февраля 2021

Источник: https://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?592

Почтовый конверт: обработка, учет и хранение

Выбрасывать ли конверты при получении корреспонденции инструкции для секретаря

Почтовым конвертам или вообще не уделяют внимание, или, наоборот, излишне перестраховываются и хранят их чересчур бережно. Хранят, конечно, не просто так.

Те, кто перестраховывается, таким образом доказывают при необходимости получение письма.

В статье рассмотрим, что именно можно подтвердить при помощи почтового конверта и как лучше отправить письмо, чтобы иметь юридически значимое доказательство его получения.

Входящие конверты

Ответ на вопрос, в каких случаях следует оставлять в организации конверты входящей корреспонденции, дан в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76):

Таким образом, хранение конвертов оправдано, если:

а) получателю письма важны даты на почтовых штемпелях, которые проставляются в день отправки письма и в день поступления его в почтовое отделение;

б) адрес отправителя указан только на конверте, то есть отправитель не удосужился написать сопроводительное письмо к своим документам, а из присланного пакета не понятно, на какой адрес высылать ответ.

Когда конверты могут пригодиться…

Случаев, когда конверты играют важную роль, множество:

В некоторых организациях конверты к письмам прикладывают в качестве дополнительного доказательства того, что документ был получен. Это точно лишнее.

Во-первых, если документ уже в организации, то никаких дополнительных доказательств его отправления и получения не требуется: он сам по себе лучшее тому подтверждение.

Во-вторых, конверт даже со всеми штампами – доказательство малоубедительное. Кто поручится, что в этом конверте пришло именно письмо № 1234, а не, например, поздравительная открытка? А если организации состоят в постоянной переписке друг с другом, то уследить за тем, какой конверт соответствует «своему» письму, и вовсе невозможно.

Алгоритм работы с конвертами

Шаг 1: вскрыв конверт, откладываем его в сторону, но не выбрасываем.

Шаг 2: проводим первичное рассмотрение поступившего письма. Это обычная процедура. Удостоверяемся, что:

1) письмо адресовано нам;

2) все заявленные в нем приложения в наличии (эти два действия обязательны при первичном рассмотрении входящей почты, но к конвертам не относятся);

3) в письме нет сроков, которые истекают в ближайшие дни или уже пропущены;

4) присутствует обратный адрес.

Шаг 3: если первичное рассмотрение не выявило никаких проблем, выбрасываем конверт и переходим к следующему письму, начиная с Шага 1.

Шаг 4: если адрес отправителя можно установить только по конверту, прикалываем его к письму, но не скрепкой, а степлером.

Шаг 5: если в письме обнаружились «проблемные» сроки, изучаем почтовые штемпели.

Скорее всего, обнаружится, что или письмо было отправлено поздно, как в приведенном выше примере, или оно «гуляло» где-то намного дольше, чем того требуют почтовые регламенты. В этом случае тоже подкалываем конверт к письму. Для руководителя, который будет читать его и выносить резолюцию, можно написать записку на стикере, например такую:

Как правило, руководители с пониманием относятся к таким сообщениям на представляемой к рассмотрению корреспонденции.

Порядок хранения конвертов

Если конверт все же решено хранить, то делается это на общих основаниях.

Конверт – такой же документ, как и все остальные, и никаких исключений для себя не требует.

Пока письмо в работе, приколотый степлером конверт проходит весь маршрут входящего письма вместе с ним. После завершения в делопроизводстве письмо помещается в дело также вместе с конвертом.

Спустя положенное время дело направляется на хранение. Большинство писем хранятся 5 лет, и специального оформления на хранение не требуют: в деле просто наводится порядок (письма располагаются по принципу «запрос-ответ», выстраиваются по алфавиту или хронологически и т.д.), и положенный срок дело хранится в папках-регистраторах.

Однако есть письма, хранить которые полагается 10, 15 лет и даже постоянно. Такие документы подлежат полному оформлению на хранение. Из дела будут сформированы тома.

Что касается конвертов, то придется изучить письма, к которым они относятся.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/1_2021/pochtovyj_konvert/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.