+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Регламент приема посетителей к отделе кадров

Содержание

Регламент работы отдела кадров

Регламент приема посетителей к отделе кадров

Особые отношения у кадровой службы складываются с бухгалтерией: именно между ними идет основной документооборот. Здесь же, как правило, возникают основные трудности в отношениях.

Так, к процессам со сложным документооборотом относятся оформление командировок и администрирование авансовых отчетов. Первым занимается, как правило, канцелярия или , вторым – бухгалтерия.

Здесь важно четко зафиксировать последовательность действий: в какие сроки после оформления служебного задания сотрудники должны представить его в отдел кадров; в какой срок отдел кадров оформляет приказ о командировке и командировочное удостоверение; в какой срок отдел кадров передает в бухгалтерию приказ о направлении в командировку для расчета положенных сотруднику выплат.

Положение о кадровом документообороте

Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в кадровой службе Компании.

В экземпляре, который остается у работодателя ставиться отметка о получении экземпляра и личная подпись работника.

2.1.2. По распоряжению руководителя Компании или с его ведома Работник может быть допущен к работе до оформления трудового договора в письменной форме.

Регламент по кадровому делопроизводству Утверждаю Генеральный директор ООО

Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагаются на Ассистента генерального директора (далее – Управление).1.4. Ассистент генерального директора Общества определяет ответственных за ведение кадрового делопроизводства в линейном секторе по работе с кадрами Филиалов (далее кадровый сектор).

Обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников кадрового сектора с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству.1.5.

Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Регламента, сохранность находящихся у них служебных документов.

Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают Ассистенту генерального директора Общества.1.6.

Справочник Профессионала — Directory of professional 16+

Регламент разработан в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 1.3. Ответственность за соблюдение установленных в настоящем Регламенте правил и порядка работы возлагается на лиц Организации, непосредственно связанных с деятельностью, определенной Регламентом и осуществляющими свои служебные обязанности в пределах указанного Регламента.

1.4. Лица, ответственные за ведение кадрового делопроизводства, несут персональную ответственность за выполнение требований и правил Регламента. 2.2.

Составляем регламент кадрового делопроизводства и документооборота

При составлении регламента, прежде всего, необходимо учитывать требования действующего законодательства Российской Федерации в области трудового права, нормативных правовых актов и методических рекомендаций в области организации делопроизводства.

Регламент рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТР 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Кроме того, необходимо учесть требования учредительных документов организации по оформлению трудовых отношений.

Регламент «Взаимодействие сотрудников с отделом персонала по вопросам кадрового делопроизводства»

по собственному Последним днем работы прошу считать “ Приложение: при наличии уважительных причин указать подтверждающие документы подпись работника 1 Пишется только в случае наличия уважительных причин и документов (переезд семьи в другой город, вступление в брак и переезд в другую страну/город и проч.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим.Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию.

Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства)

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой. Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании.

Положение об отделе кадров предприятия

1.5.

В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам: — структура и штаты предприятия; — правила внутреннего трудового распорядка; — профиль, специализация и перспективы развития предприятия; — кадровая политика и стратегия предприятия; — порядок определения перспективной и текущей потребности предприятия в кадрах; — источники обеспечения предприятия кадрами; — состояние рынка труда; — системы и методы оценки персонала; — методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров; — порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; — порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; — организация табельного учета; — методы учета движения кадров; — порядок составления установленной отчетности; — защита сведений и информации, составляющей государственную тайну или коммерческую тайну предприятия.

Регламент подбора персонала (образец)

Подбор кандидатов на вакантные должности в организации находится в ведении отдела подбора персонала.

Обязательством Общества о принятии на работу является заявление о приеме на работу, оформленное в соответствии с трудовым законодательством.

Также обязательством о приеме на работу Компания признает на основе внутренних корпоративных актов предложение о работе, оформленное на официальном бланке компании, заверенное печатью и подписью генерального директора (Job-offer). Подбор персонала осуществляется на вновь вводимые в структуру Компании должности или при замене увольняющегося/увольняемого сотрудника.

Настоящий документ (далее — Регламент) предназначен для установления норм, правил и требований к качеству системы подбора персонала Компании.

Источник: http://domprava76.ru/reglament-raboty-otdela-kadrov-81741/

Регламент приема посетителей к отделе кадров

Регламент приема посетителей к отделе кадров

Дальнейшие контакты с фирмой, заключение соглашений, следовательно, и коммерческий успех во многом зависят от умения секретаря правильно работать с посетителями.

Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга без исключения может входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря. О представителях вышестоящих организаций секретарь докладывает лично.

Попросив посетителя подождать, он входит в кабинет руководителя и сообщает о посетителе, ожидающем приема. При этом желательно назвать фамилию, имя, отчество, должность посетителя и вопрос, по которому он прибыл.

Секретарь может доложить руководителю о посетителе с помощью переговорного устройства и, получив согласие на прием, предлагает посетителю пройти в кабинет. Недопустимо приглашать в кабинет руководителя посетителя в верхней одежде. При организации приема посетителей желательно учитывать ряд особенностей. 1.

Посетитель может войти в приемную в любой момент, поэтому постоянно поддерживайте порядок на своем рабочем месте. Неприятное впечатление производят захламленный стол, немытые чашки, пепельницы с окурками. 2. В приемной обязательно должно быть предусмотрено место, где посетители могут дожидаться приема.

Важно

В этой зоне можно разместить несколько стульев, столик с газетами и журналами. 3. При приеме посетителей, которые не работают в организации, после приветствия нужно выяснить их фамилию, имя, отчество; представляемую фирму и должность; цель визита; наличие предварительной договоренности о встрече с руководителем. Сейчас обычно посетитель вручает секретарю визитную карточку.

Секретарь знакомится с ее содержанием, обращаясь по имени и отчеству к посетителю, предлагает ему присесть. 4. Будьте любезными, безупречно вежливыми с любым, вошедшим в приемную.

Заявление кандидата о приёме на работу визирует руководитель структурного подразделения, заместитель первого руководителя по направлению деятельности, руководитель ОТиЗ. 3.2.

Для оформления приёма на работу в подразделение по управлению персоналом необходимо представить: -паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; -трудовую книжку (подлинник, после оформления она хранится в подразделении по управлению персоналом), за исключением случаев, когда работник поступает на работу впервые или на условиях совместительства; -документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; -страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; -документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. Приём на работу без указанных документов не производится.

Прием посетителей сотрудников организаций

Большое место в работе кадровой службы также отводится переписке с организациями и гражданами по различным вопросам, материалам проверок состояния документов, содержащих персональные данные, в структурных подразделениях организации. Часть 2.

Личные дела сотрудников и другие учетные документы, документы по аттестации работников и пр. Документы кадровой службы после завершения исполнения подшиваются в дела в соответствии с их номенклатурой.


Дела в течение определенных сроков (обычно это два-три года) хранятся в шкафах в отделе кадров.

По истечении этого срока дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив организации, а дела временных сроков хранения могут оставаться в кадровой службе до истечения установленных сроков хранения, после чего выделяются для уничтожения с составлением специального акта.

Защита персональных данных в работе отдела кадров

Ответы на письменные запросы других учреждений и организаций даются в письменной форме на бланке предприятия или отдела кадров и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений.

При выдаче справки с места работы необходимо удостовериться в личности сотрудника, которому эта справка выдается. Не разрешается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка. Справка выдается на основании учетной карточки Т-2, а не пропуска, т.к.


сотрудник при увольнении мог не сдать пропуск или удостоверение.
Чистые бланки справок подлежат обязательному учету.

Положение о порядке приёма персонала

В сферу ответственности работника, осуществляющего ведение личных дел, входит работа с трудовыми книжками сотрудников предприятия. Трудовые книжки всегда хранятся отдельно от личных дел. Особое внимание обращается на учет в бухгалтерии и отделе кадров чистых банков книжек и бланков листов-вкладышей.

Начальник отдела должен строго контролировать, чтобы подчиненные ему работники не оформляли трудовые книжки на неучтенных бланках (купленных и, как правило, поддельных).

Под особым контролем должны находиться операции по проставлению в трудовых книжках печатей и штампов. Целесообразно, чтобы эти операции производились только начальником отдела кадров, т.к.

в противном случае может возникнуть опасность несанкционированного использования печатей и штампов.
Внимание

Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личностные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику в процессе поиска им канала несанкционированного доступа к ценной информации предприятия, для шантажа сотрудника и склонения его с сотрудничеству. Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формируются в другое дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности. На личных делах гриф ограничения доступа не ставится, т.к.

весь комплекс личных дел является конфиденциальным. Личное дело должно обязательно иметь опись документов, включенных в дело. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.

Иногда сотрудники шлют письма напрямую руководителю – такие послания точно так же отвлекают руководителя, как и посещения. Если компания большая, это приводит к перегрузке руководителя, к работе в режиме пожарной команды.

Кроме того, большинство руководителей предпочитают изучать документы на бумаге, сразу же помечая вопросы и делая замечания [7] . Документы, которые руководитель уже видел и одобрил, готовые к подписанию, секретарь помещает в папку «На подпись».

Эти документы руководитель может подписать все сразу, выделив для этого 10–15 минут либо в середине дня (для разгрузки), либо в начале и конце дня (период врабатываемости или усталости). Действительно срочные вопросы можно решить по телефону (если при этом не нужно ни изучать, ни подписывать документы).

Это позволяет значительно сэкономить время.
При переносе сведений из приказа по личному составу работник расписывается против перенесенного пункта. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа.

С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа.
Отметка в описи и копия заверяются росписью работника отдела кадров. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее подшитыми.

Приказом первого руководителя предприятия должен быть установлен порядок выдачи или ознакомления руководящего состава с личными делами сотрудников. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только первого руководителя, его заместителя по кадрам или персоналу и начальника отдела (управления) кадров.

Работа службы персонала связана с созданием, обработкой, использованием и хранением значительного количества документов. Эти документы, как правило, содержат сведения, относящиеся к персональным данным сотрудников, и должны быть защищены от несанкционированного доступа.

Правительство РФ в своем распоряжении от 21.03.

1994 № 358-Р рекомендовало организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты, где прописывать все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации.

Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные обязательства на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу.
Сюда относятся также дела с документацией по планированию, учету, анализу и отчетности в части основной деятельности отдела.

Учитывая значительное своеобразие в формировании статуса отдела и организации основных процессов, сопровождающих его деятельность на различных предприятиях, конфиденциальный характер этой группы документации определяется тем, что злоумышленник может извлечь из анализа этой документации на конкретном предприятии следующие полезные для себя сведения:’ распределение функций между отделом кадров и планово-финансовым отделом, бухгалтерией, юридическим отделом, военно-учетным столом и другими подразделениями, т.е. сведения от том, где искать требуемую информацию;’ распределение функций внутри отдела кадров между структурными единицами отдела (группами, секторами) и между работниками, т.е.

Источник: https://24-advokat.ru/reglament-priema-posetitelej-k-otdele-kadrov/

Регламент приема посетителей к отделе кадров | Юридический портал

Регламент приема посетителей к отделе кадров

За утрату документов, а также за уничтожение бумаг ранее положенного срока действующим законодательством предусмотрена административная ответственность. Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностному лицу придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП).

С другой стороны, субъект обязан сообщить держателю об изменении тех или иных персональных данных.

Конфиденциальность и сохранность персональных данных, их защита обеспечиваются отнесением их к сфере негосударственной тайны — служебной или профессиональной тайне.

Персональные данные накапливаются и используются, напри мер: в налоговых инспекциях, правоохранительных органах, страховых агентствах, туристических и гостиничных фирмах, в неко­торых подразделениях муниципальных органов самоуправления и т.д.

Правила работы с посетителями кадровой службы

Субъект персональных данных самостоятельно решает вопрос передачи кому-либо сведений о себе за исключением случаев, предусмотренных законодательством. В свою очередь, субъект имеет право на доступ к персональным данным, относящимся к его личности, и получение сведений о наличии этих данных и самих данных.

В IV квартале каждого года отпуска могут быть утверждены только генеральным директором по согласованию с Первым заместителем генерального директора.

Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей. Об этом говорится в пункте 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

С целью обеспечения эффективного хранения документов как в бумажном, так и в электронном виде организация может создать свой собственный архив (п.

После того как беседа гостя с директором закончилась, секретарь предлагает гостю проводить его («Вас проводить?»).

Работа службы персонала связана с созданием, обработкой, использованием и хранением значительного количества документов. Эти документы, как правило, содержат сведения, относящиеся к персональным данным сотрудников, и должны быть защищены от несанкционированного доступа.
Предположим, что в компании уже существуют вакантные позиции. А задача менеджера по персоналу – найти и оценить кандидатов на данную вакансию. Подбор персонала начинается с описания позиции. Без более или менее четкого понимания кадровой потребности предприятия поиски кандидата утрачивают смысл.

Информационно-аналитическая работа по обращениям граждан. Анализ поступивших обращений, формирование дел.

Организуя прием сотрудников своего учреждения по текущим вопросам, секретарь обязан:

  • знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно;
  • довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по текущим вопросам;
  • определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя;
  • сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или телефона.

В формировании профиля обязательно должны принимать участие непосредственный руководитель будущего сотрудника и менеджер по персоналу. Причем непосредственный руководитель лучше представляет текущие задачи, а менеджер по персоналу – общие тенденции в компании и ситуацию на рынке труда.

Главными принципами в создании регламентирующей бумаги будут являться основные права и обязанности должности. Нормы документа не должны противоречить действующему федеральному законодательству и нормативным локальным актам.

Пункты не должны содержать ухудшения основных гарантий сотрудника предприятия.

Эту работу следует возложить на конкретного сотрудника кадровой службы или нескольких сотрудников, например, в крупных организациях каждый сотрудник может заниматься приказами по категориям персонала — руководителям, специалистам, рабочим и т.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации.

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Отдел кадров — главнейшее звено предприятия.

Данное подразделение следит за порядком обеспечения организации надлежащими кадрами, вопросами их трудоустройства и увольнения, награждения почетными грамотами, представлениями к премированию и другое.

Сотрудники этого отдела, как кадровые агенства, находятся в постоянном поиске качественной рабочей силы во благо компании, в которой сами же трудятся.

Целесообразно, чтобы приемные часы были разными для работников организации и лиц, не входящих в эту категорию.

Вместе с трудовым контрактом, работник отдела кадров должен быть ознакомлен с положением. Образец документа можно скачать бесплатно по прямой ссылке.

Четкое выполнение названных процедур позволяет спланировать текущую и перспективную работу руководителя, оперативно и обоснованно принимать в ходе личного приема решения.

Отпуск предоставляется на основании Заявления о предоставлении отпуска от работника согласно утвержденному графику отпусков.

При организации приема посетителей секретарь должен дифференцированно подходить к трем категориям: прием представителей других организаций, прием сотрудников своей организации, прием по личным вопросам.

Руководители подразделений предоставляют согласованные ими графики отпусков в отдел персонала за месяц до утверждения графика.

Такие вопросы вряд ли могут быть решены на ходу, так как руководитель в любом случае захочет выяснить причины просьбы сотрудника и решить, каким образом ее лучше выполнить (если это вообще возможно). И для сотрудника, и для руководителя будет лучше, если эти вопросы будут решаться в спокойной обстановке. Поэтому в данном случае о встрече нужно договориться заранее.

Посетителей из других организаций можно условно разделить на два основных типа: деловые партнеры (клиенты, поставщики, контрагенты, представители СМИ и прочие организации, с которыми компания сотрудничает или намеревается наладить деловые связи) и «продавцы» (представители любых организаций, которые заинтересованы в установлении деловых отношений с вашей компанией).

Ограничение прав граждан на основе использования информации об их социальном происхождении, расовой, национальной, языковой, религиозной и партий­ной принадлежности запрещено и карается в соответствии с зако­нодательством. Субъект персональных данных самостоятельно решает вопрос передачи кому-либо сведений о себе за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Эффективными методами подбора персонала из внешних источников традиционно являются рекрутинг и прямой поиск кандидатов по составленному профилю.

Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формируются в самостоятельное дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности.

Кабинет отдела кадров требования

Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные обязательства на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу. А значит, каждый работодатель должен разработать комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования подобных документов.

Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные обязательства на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу.

Основной документ, устанавливающий порядок хранения кадровых документов, — это Федеральный закон РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Роль секретаря-референта в организации приема посетителей

Понятие лич­ной тайны близко примыкает к семейной тайне. Семейная тайна или тайна нескольких физических лиц, членов семьи не тожде­ственна личной тайне по составу защищаемых сведений.

Важное значение имеет правильное размещение и организация работы кадровой службы. Кадровая служба как подразделение, работающее с конфиденциальной информацией, должна соблюдать правила работы, установленные для данного вида информации.

На самом документе в нижнем правом углу проставляется регистрационный штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату.

Организуя прием руководителя, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время. Для приема остальных сотрудников организации для решения текущих вопросов желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя.

Секретарь обязан: позаботиться о том, чтобы на дверях приемной была вывешена табличка с указанием дней и времени — приема посетителей; вести учет посетителей и контролировать выполнение принимаемых в ходе приема решений; следить за очередностью приема и временем беседы.

Важно также заранее уточнить у гостей их имена, названия их компаний, должности и контактные телефоны. Эта информация необходима для заказа пропуска и подтверждения встречи накануне переговоров, а также для того, чтобы вы могли связаться с ними в том случае, если они вдруг задерживаются и не выходят на связь сами.

После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном типовым положением. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации — учет, контроль и справочная работа — является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении.

В таких ситуациях их следует направлять к заместителям руководителя или называть время, когда руководитель освободится и сможет их принять.

Например к семейной тайне относятся: тайна усыновления, тайна отцов­ства, тайна наследственного заболевания и др. Под персональными данными (информацией о гражданах) по­нимается любая документированная информация, относящаяся к конкретному человеку. Персональные данные идентифицируют его личность.

Источник: https://primasphynx.ru/trudovoe-pravo/18069-reglament-priema-posetiteley-k-otdele-kadrov.html

➤ Основные правила приема посетителей

Регламент приема посетителей к отделе кадров

Расскажем, как правильно принимать посетителей в соответствии с требованиями делового этикета. Объясним, как подготовиться к визиту гостей и как учитывать посетителей.

Скачайте полезные материалы:

Как подготовиться к приему посетителей

В компании могут быть установлены определенные часы и дни приема, в соответствии с регламентом работы руководителя. Посетители записываются на прием заранее, каждый на назначенное время. Перед тем, как гость войдет в кабинет руководителя, секретарь связывается с шефом по телефону, называет должность, фамилию, имя и отчество посетителя, основную суть вопроса. 

Во вне приемные часы возможность подготовиться к приему посетителей заранее есть только в случае, когда визит был согласовали с руководителем, и секретарь знает точно:

  • на какой день и в какое время назначена встреча;
  • сколько будет посетителей и какой у них статус;
  • какая цель визита и какие вопросы будут обсуждать. 

В зависимости от статуса и цели визита гостей, по согласованию с руководителем раздавайте посетителям дополнительные материалы и сувениры. Предлагайте прохладительные напитки, чай или кофе. 

Типы посетителей в компании

Посмотрите типологию полностью в журнале

Какие основные правила приема посетителей устанавливает деловой этикет

Прежде всего, помните: секретарь не имеет права на плохое настроение. Он должен демонстрировать положительный настрой и улыбку. Старайтесь сохранять  терпение, даже когда общаетесь со сложными или агрессивно настроенными посетителями. 

Используйте готовые формы приветствия. Оно должно звучать так, чтобы посетитель почувствовал свою важность и то, что вы готовы быстро ему помочь.

Учитывайте, какая культура делового общения сформировалась в компании. В каждой отрасли и в каждом офисе есть свои правила приема посетителей.

Некоторые офисы требуют общаться с гостями формально, другие разрешают более непринужденную форму речевого этикета. 

Пример:

В крупной финансовой компании принято, что секретарь встает из-за стола и встречает посетителей фразой: «Доброе утро!» (до 12:00), «Добрый день!» (до 17:00) или «Добрый вечер!» (после 17:00).

Если посетитель не согласовал свой визит заранее, его вежливо просят представиться и рассказать о цели посещения.

В компании, занимающейся рекламой и PR-ом, секретарь может поприветствовать посетителей фразой: «Привет! Меня зовут Людмила, чем я могу вам помочь?»

Если гость обратился в приемную в момент, когда вы разговариваете по телефону, кивните ему и жестом предложите войти и присесть. Отвлекитесь от разговора, если это возможно, и попросите гостя немного подождать. Посетителю, которому не можете сразу уделить внимание, предложите ознакомиться с деятельностью компании — дайте ему проспекты, каталоги. 

Предложите посетителю, который остается ждать приема, снять пальто и повесить его на вешалку в приемной. Приобретите специальную подставку для зонтов, чтобы гостям не приходилось держать их в руках во время приема. 

Важного посетителя секретарь приветствует стоя и сразу докладывает о его визите руководителю. Если в этот момент у руководителя нет других посетителей, гостя сразу приглашают войти. В том случае, когда ему придется ждать, предложите ему чай или кофе. 

Как подобрать посуду и угощения к разным видам кофе: памятка

Посмотреть таблицу в журнале

Посетитель, который впервые обратился в компанию, должен предъявить секретарю свою визитную карточку или полностью представиться и рассказать о цели посещения. Данные посетителя секретарь записывает в органайзер.

Если вопрос можно решить сразу, направьте посетителя к специалисту, который ему поможет.

Для этого секретарю нужно хорошо знать организационную структуру компании: чем занимается каждое подразделение, кто из начальников отделов или сотрудников может помочь в данном вопросе. 

Предложите посетителю записаться на прием, если он хочет обсудить свой вопрос с руководителем. Если вопрос срочный, узнайте у начальника, сможет ли он принять гостя. Если шеф готов поговорить, попросите посетителя пройти в кабинет. 

Скачайте полезные документы

Какие навыки нужны секретарю, чтобы следовать правилам приема посетителей

Наверное, нет ни одной организации или компании, которой не приходилось бы взаимодействовать с посетителями. Лично обратиться в приемную могут:

  • представители других юридических лиц, партнеров и клиентов;
  • сотрудники компании;
  • рекламные агенты;
  • граждане;
  • курьеры;
  • проверяющие из контрольно-надзорных органов;
  • представители исполнительных органов власти. 

Первый представитель компании, с которым будут общаться все эти посетители — секретарь. Конечно, знание основных правил приема посетителей входит в перечень его квалификационных требований. Но одного только знания общих правил недостаточно. Чтобы в полном объеме выполнять их, современный секретарь, должен обладать определенными навыками. 

  • Как прокачать основные навыки проактивного помощника руководителя

Основные навыки, необходимые секретарю

К числу компетенций, которые необходимы секретарю или помощнику руководителя, чтобы неукоснительно выполнять основные правила приема посетителей, относятся:

1. Организационные навыки. Секретарь — это лицо компании. Именно к нему обращаются посетители за информацией и справками. Ему часто поручают организовать встречи, приемы и переговоры.

Чтобы справится с несколькими поручениями одновременно и ничего не перепутать, секретарь должен уметь организовать свою работу в режиме многозадачности.

Эти навыки помогут вам самостоятельно планировать свое рабочее время с учетом приоритетности поставленных задач, не дожидаясь, чтобы кто-то направлял вас или говорил, как что-то делать.

Схема. Взаимодействие с внешними и внутренними посетителями компании

Узнать подробнее в журнале

 2. Знание современных технологий. Вы должны уметь пользоваться телефонной станцией, как отдельными кнопками, так и подключаемыми линиями.

Чтобы четко соблюдать основные правила приема посетителей, научитесь планировать рабочий день с помощью электронного органайзера и компьютера, пользоваться текстовыми редакторами и электронными таблицами, автоматизированными системами электронного документооборота, специализированным программным обеспечением. 

3. Пунктуальность и обязательность. Секретарь всегда должен быть на связи. На имидже компании отрицательно скажется ситуация, когда в приемной не берут трубку или в ней всегда скапливается очередь из посетителей. 

4. Умение выслушать посетителя. Умение слушать сделает вас более эффективным. Вы быстрее найдете решение проблемы, когда поймете, о чем человек спрашивает, и быстро определите, кто из сотрудников сможет помочь посетителю в решении вопроса. 

5. Умение общаться по телефону. Отвечать на телефонный звонок нужно сразу: невежливо держать людей в ожидании более минуты.

Если нужный абонент занят или разговаривает по телефону, нужно сказать: «Извините, (имя сотрудника или руководителя) в данный момент разговаривает по телефону.

Вы хотите подождать или вы хотите оставить ему сообщение по ой почте?» Вежливо поблагодарите их и направьте звонок на автоответчик. 

Когда соединять звонящего с руководителем

Узнать подробнее в журнале

6. Фиксация всей поступающей информации. Записывать всю нужную информацию — это отличный способ не забыть и не пропустить ни одну мелкую деталь. Храните свои заметки в блокноте и всегда держите их при себе. Вы будете удивлены, насколько они полезны, особенно если попытаетесь вспомнить, что хотел человек, который звонил пять часов назад. 

7. Знание основ делового этикета. Именно деловым этикетом определяются и правила приема посетителей. Придерживаясь требований, установленных бизнес-этикетом, вы всегда сможете найти правильный выход в любой нестандартной ситуации. Принятым в компании дресс-кодом или деловым этикетом определяются и требования к внешнему виду секретаря. 

ИтогСоблюдайте правила приема посетителей, чтобы поддерживать положительный имидж компании. Развивайте качества, которые помогут вам держать визиты гостей под контролем. Следуйте правилам делового этикета и нормам, которые приняты у вас в компании.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211315-osnovnye-pravila-priema-posetiteley-19-m7

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.