+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Регламент договорной работы на предприятии по производству и реализации продукции

Содержание

Регламент договорной работы на предприятии по производству и реализации продукции

Регламент договорной работы на предприятии по производству и реализации продукции

Хозяйственные договоры следует относить к числу наиболее типичных индивидуальных правовых актов, в связи с формированием которых на предприятии проводится объемная и важная работа правового характера.Надлежаще оформленный договор сам приобретает силу юридического акта, определяющего последующие действия сторон.

Своевременное и качественное исполнение договора во многом обеспечивается мерами, установленными законодательством и соглашениями сторон.Таким образом, договорная работа – это деятельность предприятия по формированию и правовому закреплению договорных отношений и организации исполнения договоров.

Структура договорной работы на каждом отдельном предприятии отвечает задачам, которые стоят перед ним как участником разнообразных хозяйственных связей.

Инфо

В любом договоре условия его должны формулироваться предельно четко, быть конкретными, учитывать все особенности отношений, складывающихся между сторонами. Договор является единственным документом, определяющим права и обязанности сторон.

Например, при заключении договоров на сбыт продукции, на материально-техническое обеспечение прежде всего конкретизируются условия поставки: количество, номенклатура, качество продукции, сроки поставки, цена, представление разнарядок на транзитные отгрузки, условия возврата тары, согласование чертежей, образцов, технических условий, финансирование и порядок расчетов и т.п. В зависимости от этого решается вопрос о способе заключения договора поставки.Во всех других договорах должны предусматриваться конкретные обязательства сторон: характер выполнения работы, сроки, формы расчетов, предмет договора и пр.

Внимание

Их продукция или деятельность, с которой они намереваются получить прибыль, предназначаются для удовлетворения потребностей других лиц (организаций, граждан).

В меньшей мере договорная работа связана с некоммерческими организациями, выполняющими социально-культурные, социально-бытовые, управленческие функции.

Эти организации проводят работу по договорам в основном в целях удовлетворения потребностей в приобретении материальных ценностей, обеспечивающих их деятельность.

В составе организаций создаются структурные подразделения. Ведение договорной работы поручается одному из них. Какому подразделению конкретно поручается эта работа? Здесь встречаются различные варианты. В одних организациях всю договорную работу ведет юридический отдел.
Бывает так, что за договорную работу отвечают так называемые заинтересованные подразделения, т.е.

Договорная работа на предприятии

Договорное оформление и выполнение заказов потребителей, как правило, возлагаются на плановый отдел, отдел снабжения либо на специально образуемый договорный отдел.

Договорная работа по обеспечению предприятия материальными ресурсами сосредоточена в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т.д.

Виды договорной работы диктуют и содержание соответствующих корпоративных актов.

Одни из них могут регулировать взаимоотношения работников корпорации с поставщиками и подрядчиками, а другие — вопросы реализации собственной продукции (услуг, работ). Названные критерии широко используются при определении в корпоративных актах направлений работы юристов, их специализации на предприятии, распределении обязанностей между работниками договорного и (или) юридического отдела.

Юридическая техника

Важно

После окончания поставок товаров (работ, услуг) отдел бухгалтерского учета составляет акт сверки расчетов, организует подписание акта сверки расчетов с контрагентом по сделке.

Оригинал акта сверки остается в отделе бухгалтерского учета и приобщается к расчетным документам.

Отдел бухгалтерского учета передает копию акта отделу-исполнителю для приобщения к соответствующему пакету документов по данному договору.

В случае нарушения контрагентами условий договора в период его исполнения (нарушения сроков поставки, оплаты, требований по качеству, комплектности, таре и упаковке, при недопоставках и т.д.) к ним применяются меры реагирования, в том числе правового характера, в соответствии с порядком претензионно­исковой работы, установленным на предприятии.

Нормативная регламентация договорной работы

При заключении договора принято выделять несколько этапов договорной работы:

  • подготовка к заключению договоров (заключение предварительных договоров; определение и согласование всех условий с контрагентами);
  • заключение договоров (оформление документа);
  • исполнение договоров (оплата, учет, контроль за ходом исполнения).

Проекты договоров обычно разрабатываются юристами, а спецификации (технические задания) – определяются заинтересованным отделом (лицом) – инициатором заключения договора.

Эти документы формирует инициатор заключения договора и вместе со всеми приложениями, предложениями и возражениями контрагента, протоколами разногласий и другой документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением организации.

Организация договорной работы

Ответственный исполнитель обеспечивает передачу копий договоров заинтересованным отделам под роспись.

В случае отсутствия начальника заинтересованного отдела копию договора принимает лицо, его замещающее, с отметкой о получении на копии договора отдела-исполнителя.

Отдел-исполнитель производит выдачу (рассылку) экземпляров договоров контрагентам, обеспечивает оформление паспортов сделки и совершение иных операций.

Отдел-исполнитель организует и осуществляет контроль за исполнением договора в соответствии с установленными в нем условиями. В случае необходимости отдел-исполнитель оформляет акты, дополнительные соглашения, протоколы и иные документы, осуществляет другие необходимые действия для организации надлежащего исполнения договора.

Регламентация договорной работы на предприятии

Отдел исполнитель обязан осуществить комплектацию документов по конкретному договору, в том числе: · копии договора; · дополнительных соглашений и других приложений; · копии документов по поставке (отгрузке) товара; · копии актов приема; · копии платежных документов по договору; · копии актов сверок. Все материалы по отдельному договору подшиваются отделом­исполнителем в хронологическом порядке в скоросшивателе. Основанием для заключения договоров на предприятии могут являться указания и распоряжения руководства предприятия, утвержденные решения конкурсных (тендерных) комиссий, комиссий по подрядным торгам, а также решения вышестоящих органов.
Поступившие материалы о заключении договоров (коммерческие предложения, обращения, заявки и т.п.) с резолюцией руководства предприятия передаются для исполнения соответствующему отделу (отделуисполнителю).

Организация договорной работы на предприятии

Традиционной формой проверки соответствия проектов договоров интересам и возможностям организации является визирование (согласование). В тех случаях, когда у подразделения организации, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, такие замечания оформляются с протоколом разногласий.

Кроме разработки самого проекта договора в рамках этого этапа договорной работы лучше принять меры по проверке контрагента на добросовестность.

Хотя законы России не обязывают ни одну из сторон договора проверять добросовестность контрагента по договору, в последнее время налоговые инспекторы при проверках тщательным образом проверяют всех контрагентов компании на наличие признаков «однодневок».

  • предъявление и рассмотрение претензий и подготовка исков;
  • подготовка ответов (отзывов) и заявлений о пересмотре решений, определений, постановлений суда в порядке надзора;
  • защита интересов предприятия при рассмотрении имущественных, преддоговорных и других споров в арбитражном и других судах;
  • осуществление организационно-технических средств (регистрация, учет, хранение и отправка претензионно-исковых материалов);
  • осуществление контроля за претензионно-исковым производством;
  • рассмотрение, анализ, обобщение результатов претензионно-исковой работы;
  • подготовка выводов, предложений по улучшению претензионно-исковой работы.
  • Порядок до арбитражного урегулирования споров определяется АПК Украины, если иное не установлено законодательством, которое регулирует конкретный вид хозяйственных отношений.

Источник: https://advokat-na-donu.ru/reglament-dogovornoj-raboty-na-predpriyatii-po-proizvodstvu-i-realizatsii-produktsii/

Регламент договорной работы

Регламент договорной работы на предприятии по производству и реализации продукции

На рассвете бизнеса многим кажется, что эта бумажная канитель – пережиток прошлого. По мере того, как растет количество клиентов и заказов, становится очевидно: надо что-то делать. Это «что-то» – положение о договорной работе и безукоризненное его соблюдение. 

СТОИМОСТЬ СОПРОВОЖДЕНИЯ СДЕЛКИ

Зачем нужен такой документ? И кто его должен делать?

Если вкратце, то на его основе строится вся договорная и претензионная работа. И именно поэтому его составление необходимо поручить юристу. Пусть это будет ваш штатный юрист или привлеченный эксперт, но не поддавайтесь соблазну использовать типовые формы.

Типовые документы – зло. Единственное, с чем можно смириться (и то с оговорками) – это типовые контракты, разработанные именно вашими юристами (или нами – специально для вас). При таком варианте вы будете в заведомо более выгодном положении (ведь не исключено, что ваши контрагенты не захотят «возиться» и подпишут договор на ваших условиях).

Далее приводится нечто вроде пораздельного чек-листа, который позволит оценить, отвечает ли разработанный для вас регламент договорной работы необходимому минимуму. 

СОСТАВЛЕНИЕ ДОГОВОРА ПОСТАВКИ

Раздел первый, «общий»

В нем традиционно расписываются общие моменты. Не так важны вводные формулировки, сколько четкие указания относительно того, что: 

  • регламент регулирует порядок и особенности договорной работы; что есть договор, а что – дополнительное соглашение;
  • применение типовых форм допускается в случае, когда таковые уже утверждены;
  • подготовка проекта договора (в отсутствие типовой формы) занимает столько-то времени (как правило, от трех до пяти, зависит от объема, сложности, степени согласованности) с такой-то даты (которой, как правило, является день, когда представлены все необходимые сведения).

Раздел второй: проект и визирование

Обязательно включаем в этот раздел правило о регистрации проекта перед представлением на визирование, иначе начнется путаница со сроками.

Стоит урегулировать вопрос с назначением уполномоченных проставлять визу и то, что их списки утверждаются главами соответствующих отделов (подразделений).

Во избежание утраты листов и споров о том, кто виноват, целесообразно закрепить золотое правило: кто представляет, тот и прошивает.   

На практике, в зависимости от масштабов организации (и количества отделов) наиболее часто применяется следующий порядок визирования проектов:

  • лицо, инициирующее заключение договора;
  • его руководитель;
  • бухгалтерия (не обязательно, если применяем уже утвержденную собственную типовую форму);
  • юристы.

Существенно экономит время правило о том, что типовой договор отправляется на визирование после подписания второй стороной (контрагентом), а типовой договор, составленный контрагентом, – до этого момента. Целесообразно закрепить разумные сроки рассмотрения, а также возможные поводы для продления (нужна дополнительная документация, перевод с/на иностранный язык и т.п.). 

ВЕДЕНИЕ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ

Раздел третий, о необходимых приложениях

В него надо включать все бумаги (заверенные копии), которые должны представляться контрагентами – как фирмами (и юрлицами вообще), так и ИП.

Необходимый минимум для фирм:

  • свидетельство о госрегистрации;
  • свидетельство ИНН (о постановке на налоговых учет);
  • устав;
  • документация в подтверждение полномочий руководителя;

Для предпринимателей список скромнее: свидетельство о регистрации, о постановке на налоговый учет, паспорт с регистрацией, если применимо – доверенность плюс разрешительные документы.

Внимание: право затребовать представление дополнительных бумаг должно быть, но оговорите, что требование должно быть аргументированным (если угодно, мотивированным). Иначе можно породить корень всех зол – бесконечное «ожидание информации». 

ДОГОВОР АБОНЕНТСКОГО ЮРИДИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Здесь расписываем, кто из согласующих за что отвечает. Скажем, инициатор и его руководитель:  

  • за выгодность условий сделки для фирмы;
  • за наличие у контрагента необходимых разрешений, лицензий и т.п.;
  • за корректное заполнение всех разделов и полей;
  • за правильность реквизитов и т.п.

Бухгалтерия берет на себя анализ реквизитов, рисков с точки зрения налогового и бухгалтерского правового регулирования, порядка представления необходимых счетов, актов и иных аналогичных документов. 

Венчает все проверка юротделом, который в итоге отвечает практически за все:

  • соответствие проекта закону;
  • наличие в проекте всех необходимых условий;
  • полномочия лиц, ставящих подписи;
  • наличие лицензий и прочей разрешительной документации,

а на выходе проводит обобщение всех сделанных до него замечаний и или редактирует проект, или составляет доп соглашение, или вообще разрабатывает новый.

Пожалуй, имеет смысл тут же оговорить, где проставляются визы и где делаются отметки о замечаниях (чтобы избежать ссылок на то, что кто-то что-то не заметил). 

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОГОВОРОВ

Разделы пятый и шестой. Подписание и хранение

Формируя этот раздел, следует ориентироваться на сложившуюся в вашей организации систему делопроизводства. Но в любом случае хорошо бы оговорить право главы фирмы подписать договор без учета замечаний, но с условием, что за последствия отвечает он – этот вариант будет на пользу как главе, так и фирме.

В этом разделе закрепляем сроки сдачи на хранение как бумажных, так и электронных копий, ответственность за несвоевременную передачу на хранение. судьбу отклоненных проектов, порядок выдачи договора и основания для такой выдачи. 

Таковыми могут быть, например:

  • возникшая необходимость сделать копию и удостоверить ее нотариально;
  • предъявить в судебный процесс;
  • представить в банк и т.п.

Порядок выдачи – стандартный: под роспись по письменной просьбе главы того или иного отдела. 

ДОГОВОР ОКАЗАНИЯ УСЛУГ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ

Раздел седьмой и восьмой. Контроль и ответственность

Обеспечение исполнения договора – сфера ответственности инициатора заключения и его начальника. Именно они в случае возникновения необходимости должны ставить вопрос об изменении, дополнении, расторжении договора.

Но если поводом для таких мероприятий становится, скажем, изменение нормативно-правового регулирования, судебной практики, новые требования контролеров и т.п., то тут уже с инициативой должны выступать и все прочие – юристы, бухгалтеры, главы отделов, в пределах своих компетенций.

Ответственность за нарушение положения наступает как дисциплинарная, так и, если пренебрежение им стало причиной имущественного вреда – к материальной ответственности, что и необходимо указать в последнем разделе.

Источник: https://rosco.su/press/reglament-dogovornoy-raboty/

/ методический материал по дог.работе

Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления протокола разногласий.

Рассматривая замечания контрагента, изложенные им в протоколе разногласий, юридический отдел должен обращать внимание на законность и мотивированность предложенных замечаний, а также возражений на них со стороны заинтересованных подразделений предприятия.

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров. Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений обязательств.

Как подготовить регламент договорной работы

Регламент договорной работы на предприятии по производству и реализации продукции

Защитить интересы компании, снизив риски неисполнения контрагентами договорных обязательств, поможет четкая процедура подготовки, согласования и заключения договоров, закрепленная в специальном регламенте. О том, как разработать этот документ с учетом индивидуальных особенностей компании и специфики ее деятельности, – подробнее в наших рекомендациях.

Используйте пошаговые руководства:

В регламент (положение) о договорной работе включают единые правила подготовки и заключения контрактов, отражающие зоны ответственности структурных подразделений и обеспечивающие координацию их действий на каждом этапе движения договора. Это может быть единый документ или несколько связанных между собой локально-нормативных актов, регулирующих отдельные этапы (например, положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов и т. д.).

Из каких разделов формируют регламент договорной работы

Структура и содержание регламента договорной работы может быть различной. Как правило, в него могут быть включены следующие разделы:

  • назначение и область применения;
  • процедуры проверки контрагентов;
  • порядок подготовки проектов договоров;
  • процедуры согласования договоров;
  • порядок подписания и исполнения договоров;
  • порядок претензионно-исковой работы (может регулироваться отдельным документом).

В регламенте договорной работы рекомендуется отразить порядок проверки контрагентов и формирования досье на каждого из них. В этом порядке стоит указать как обязательное условие требование запрашивать у новых контрагентов (покупателей или продавцов) заверенные копии определенных документов. Из этих документов и будет сформировано досье на каждого партнера компании.

Что указать в порядке подготовки проекта договора

В регламенте договорной работы необходимо отразить порядок подготовки проектов договоров. А именно вписать в регулирующий документ отделы (подразделения), ответственные за разработку проектов договоров.

А также в качестве обязанности этих подразделений указать контроль за их исполнением договоров исходя из сферы полномочий последних и предмета заключаемого контракта.

Как правило, это структурные подразделения компании – инициаторы договора.

В регламент необходимо вписать, что такое подразделение-инициатор обязано разрабатывать первоначальный проект контракта самостоятельно либо используя вариант договора, полученного от контрагента.

Нелишним будет включить в этот порядок обязательное условие об использовании типовых шаблонов основных заключаемых договоров, прошедших проверку юридическим департаментом.

Кроме того, в регламенте можно учесть необходимость размещения этих шаблонов во внутренней локальной сети с обеспечением к ним открытого доступа сотрудникам структурных подразделений.

Также стоит в этом порядке упомянуть, что для подготовки нестандартного сложного договора, для которого в компании или у контрагента нет готового шаблона, подразделение-инициатор должно обращаться непосредственно в юридический департамент.

Кроме того, в регламенте можно указать, что подразделение-инициатор должно готовить письменное обоснование заключения договора. А типовую форму такого обоснования сделать приложением к регламенту.

Наличие этого обоснования поможет согласующим подразделениям быстро вникнуть в суть планируемого контракта, что обеспечит сокращение сроков согласования.

Также к проекту договора стоит приложить лист согласования.

Как описать процедуру согласования договора в регламенте договорной работы

Неотъемлемая часть регламента договорной работы – раздел, отражающий процедуру согласования договоров. В нем указывают структурные подразделения компании, участвующие в этом процессе, а кроме того уточняют каким образом между ними распределены сферы ответственности. В их число необходимо вписать финансовый департамент, бухгалтерию и юридический отдел.

К примеру, в составе обязанностей бухгалтерии необходимо указать проверку договора с точки зрения принятия к бухгалтерскому и налоговому учету, а также анализ налоговых рисков.

А для финансового департамента – оценку экономической целесообразности сделки, рентабельности, условий оплаты, проверку соответствия бюджету компании и полномочиям ЦФО.

Например, в рамках снижения рисков затоваривания склада, финансовая служба может дополнительно контролировать размеры заказов у поставщиков по договорам и сверять с оптимальным расчетным значением.

Формула. Расчет оптимального размера заказа

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  EOQ

Оптимальный размер заказа

ед.

Результат расчета

  C

Затраты на размещение заказа

руб.

Рассчитывается по формуле за анализируемый период (квартал, год)

  З

Затраты на хранение единицы сырья

руб.

Рассчитываются службой снабжения (см. формулу) за анализируемый период (квартал, год)

  Р

Среднемесячная потребность (среднемесячный спрос) в сырье и материалах

ед.

Рассчитывается как среднее арифметическое значение спроса за период на основании производственной программы (см. формулу). Данные предоставляют служба снабжения и производство

В качестве обязанностей юридического отдела стоит указать оценку правомочности контрагента, анализ условий контракта на предмет защиты интересов компании.

Кроме того, в регламенте важно отразить сроки согласования и порядок взаимодействия участников процесса. К примеру, указать, что согласование должно проходить в электронном виде, по почте либо с использованием электронного документооборота.

Что отразить в порядке учета и хранения договоров регламента договорной работы

В регламенте договорной работы целесообразно отразить порядок учета и хранения договоров. А также указать ответственного за ведение реестра договоров с момента их согласования и подписания. Это необходимо для своевременного отслеживания истечения сроков и подготовки дополнительных соглашений о пролонгации контрактов.

Что включить в порядок контроля договорной деятельности в регламенте договорной работы

В регламенте договорной работы в составе обязанностей подразделений-инициаторов стоит указать контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность стоит отразить и в положении о структурном подразделении, а также в трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение контрактов и взаимодействие с контрагентами.

Кроме того, в регламенте необходимо уточнить критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения-инициатора обязаны поставить в известность юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение местонахождения контрагента).

Дополнительно в регламент можно включить и процедуру выборочного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения. Например, исходя из суммы договора, сложности сделки и т. п.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Источник: https://www.fd.ru/articles/158911-kak-podgotovit-reglament-dogovornoy-raboty

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.