Регламент договорной работы на предприятии по производству и реализации продукции

Регламент договорной работы на предприятии по производству и реализации продукции

Хозяйственные договоры следует относить к числу наиболее типичных индивидуальных правовых актов, в связи с формированием которых на предприятии проводится объемная и важная работа правового характера.Надлежаще оформленный договор сам приобретает силу юридического акта, определяющего последующие действия сторон.

Своевременное и качественное исполнение договора во многом обеспечивается мерами, установленными законодательством и соглашениями сторон.Таким образом, договорная работа – это деятельность предприятия по формированию и правовому закреплению договорных отношений и организации исполнения договоров.

Структура договорной работы на каждом отдельном предприятии отвечает задачам, которые стоят перед ним как участником разнообразных хозяйственных связей.

Инфо

В любом договоре условия его должны формулироваться предельно четко, быть конкретными, учитывать все особенности отношений, складывающихся между сторонами. Договор является единственным документом, определяющим права и обязанности сторон.

Например, при заключении договоров на сбыт продукции, на материально-техническое обеспечение прежде всего конкретизируются условия поставки: количество, номенклатура, качество продукции, сроки поставки, цена, представление разнарядок на транзитные отгрузки, условия возврата тары, согласование чертежей, образцов, технических условий, финансирование и порядок расчетов и т.п. В зависимости от этого решается вопрос о способе заключения договора поставки.Во всех других договорах должны предусматриваться конкретные обязательства сторон: характер выполнения работы, сроки, формы расчетов, предмет договора и пр.

Внимание

Их продукция или деятельность, с которой они намереваются получить прибыль, предназначаются для удовлетворения потребностей других лиц (организаций, граждан).

Эти организации проводят работу по договорам в основном в целях удовлетворения потребностей в приобретении материальных ценностей, обеспечивающих их деятельность.

В составе организаций создаются структурные подразделения. Ведение договорной работы поручается одному из них. Какому подразделению конкретно поручается эта работа? Здесь встречаются различные варианты. В одних организациях всю договорную работу ведет юридический отдел.
Бывает так, что за договорную работу отвечают так называемые заинтересованные подразделения, т.е.

Договорная работа на предприятии

Договорное оформление и выполнение заказов потребителей, как правило, возлагаются на плановый отдел, отдел снабжения либо на специально образуемый договорный отдел.

Договорная работа по обеспечению предприятия материальными ресурсами сосредоточена в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т.д.

Виды договорной работы диктуют и содержание соответствующих корпоративных актов.

Одни из них могут регулировать взаимоотношения работников корпорации с поставщиками и подрядчиками, а другие — вопросы реализации собственной продукции (услуг, работ). Названные критерии широко используются при определении в корпоративных актах направлений работы юристов, их специализации на предприятии, распределении обязанностей между работниками договорного и (или) юридического отдела.

Юридическая техника

Важно

После окончания поставок товаров (работ, услуг) отдел бухгалтерского учета составляет акт сверки расчетов, организует подписание акта сверки расчетов с контрагентом по сделке.

Оригинал акта сверки остается в отделе бухгалтерского учета и приобщается к расчетным документам.

Отдел бухгалтерского учета передает копию акта отделу-исполнителю для приобщения к соответствующему пакету документов по данному договору.

В случае нарушения контрагентами условий договора в период его исполнения (нарушения сроков поставки, оплаты, требований по качеству, комплектности, таре и упаковке, при недопоставках и т.д.) к ним применяются меры реагирования, в том числе правового характера, в соответствии с порядком претензионно­исковой работы, установленным на предприятии.

Нормативная регламентация договорной работы

При заключении договора принято выделять несколько этапов договорной работы:

• подготовка к заключению договоров (заключение предварительных договоров; определение и согласование всех условий с контрагентами);
• заключение договоров (оформление документа);
• исполнение договоров (оплата, учет, контроль за ходом исполнения).

Проекты договоров обычно разрабатываются юристами, а спецификации (технические задания) – определяются заинтересованным отделом (лицом) – инициатором заключения договора.

Эти документы формирует инициатор заключения договора и вместе со всеми приложениями, предложениями и возражениями контрагента, протоколами разногласий и другой документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением организации.

Организация договорной работы

Ответственный исполнитель обеспечивает передачу копий договоров заинтересованным отделам под роспись.

В случае отсутствия начальника заинтересованного отдела копию договора принимает лицо, его замещающее, с отметкой о получении на копии договора отдела-исполнителя.

Отдел-исполнитель производит выдачу (рассылку) экземпляров договоров контрагентам, обеспечивает оформление паспортов сделки и совершение иных операций.

Отдел-исполнитель организует и осуществляет контроль за исполнением договора в соответствии с установленными в нем условиями. В случае необходимости отдел-исполнитель оформляет акты, дополнительные соглашения, протоколы и иные документы, осуществляет другие необходимые действия для организации надлежащего исполнения договора.

Регламентация договорной работы на предприятии

Отдел исполнитель обязан осуществить комплектацию документов по конкретному договору, в том числе: · копии договора; · дополнительных соглашений и других приложений; · копии документов по поставке (отгрузке) товара; · копии актов приема; · копии платежных документов по договору; · копии актов сверок. Все материалы по отдельному договору подшиваются отделом­исполнителем в хронологическом порядке в скоросшивателе. Основанием для заключения договоров на предприятии могут являться указания и распоряжения руководства предприятия, утвержденные решения конкурсных (тендерных) комиссий, комиссий по подрядным торгам, а также решения вышестоящих органов.
Поступившие материалы о заключении договоров (коммерческие предложения, обращения, заявки и т.п.) с резолюцией руководства предприятия передаются для исполнения соответствующему отделу (отделуисполнителю).

Организация договорной работы на предприятии

Традиционной формой проверки соответствия проектов договоров интересам и возможностям организации является визирование (согласование). В тех случаях, когда у подразделения организации, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, такие замечания оформляются с протоколом разногласий.

Кроме разработки самого проекта договора в рамках этого этапа договорной работы лучше принять меры по проверке контрагента на добросовестность.

Хотя законы России не обязывают ни одну из сторон договора проверять добросовестность контрагента по договору, в последнее время налоговые инспекторы при проверках тщательным образом проверяют всех контрагентов компании на наличие признаков «однодневок».

• предъявление и рассмотрение претензий и подготовка исков;
• подготовка ответов (отзывов) и заявлений о пересмотре решений, определений, постановлений суда в порядке надзора;
• защита интересов предприятия при рассмотрении имущественных, преддоговорных и других споров в арбитражном и других судах;
• осуществление организационно-технических средств (регистрация, учет, хранение и отправка претензионно-исковых материалов);
• осуществление контроля за претензионно-исковым производством;
• рассмотрение, анализ, обобщение результатов претензионно-исковой работы;
• подготовка выводов, предложений по улучшению претензионно-исковой работы.
• Порядок до арбитражного урегулирования споров определяется АПК Украины, если иное не установлено законодательством, которое регулирует конкретный вид хозяйственных отношений.

Источник: https://advokat-na-donu.ru/reglament-dogovornoj-raboty-na-predpriyatii-po-proizvodstvu-i-realizatsii-produktsii/

Регламент договорной работы

На рассвете бизнеса многим кажется, что эта бумажная канитель – пережиток прошлого. По мере того, как растет количество клиентов и заказов, становится очевидно: надо что-то делать. Это «что-то» – положение о договорной работе и безукоризненное его соблюдение. 

СТОИМОСТЬ СОПРОВОЖДЕНИЯ СДЕЛКИ

Зачем нужен такой документ? И кто его должен делать?

Если вкратце, то на его основе строится вся договорная и претензионная работа. И именно поэтому его составление необходимо поручить юристу. Пусть это будет ваш штатный юрист или привлеченный эксперт, но не поддавайтесь соблазну использовать типовые формы.

Типовые документы – зло. Единственное, с чем можно смириться (и то с оговорками) – это типовые контракты, разработанные именно вашими юристами (или нами – специально для вас). При таком варианте вы будете в заведомо более выгодном положении (ведь не исключено, что ваши контрагенты не захотят «возиться» и подпишут договор на ваших условиях).

Далее приводится нечто вроде пораздельного чек-листа, который позволит оценить, отвечает ли разработанный для вас регламент договорной работы необходимому минимуму. 

СОСТАВЛЕНИЕ ДОГОВОРА ПОСТАВКИ

Раздел первый, «общий»

В нем традиционно расписываются общие моменты. Не так важны вводные формулировки, сколько четкие указания относительно того, что: 

• регламент регулирует порядок и особенности договорной работы; что есть договор, а что – дополнительное соглашение;
• применение типовых форм допускается в случае, когда таковые уже утверждены;
• подготовка проекта договора (в отсутствие типовой формы) занимает столько-то времени (как правило, от трех до пяти, зависит от объема, сложности, степени согласованности) с такой-то даты (которой, как правило, является день, когда представлены все необходимые сведения).

Раздел второй: проект и визирование

Обязательно включаем в этот раздел правило о регистрации проекта перед представлением на визирование, иначе начнется путаница со сроками.

Стоит урегулировать вопрос с назначением уполномоченных проставлять визу и то, что их списки утверждаются главами соответствующих отделов (подразделений).

Во избежание утраты листов и споров о том, кто виноват, целесообразно закрепить золотое правило: кто представляет, тот и прошивает.   

На практике, в зависимости от масштабов организации (и количества отделов) наиболее часто применяется следующий порядок визирования проектов:

• лицо, инициирующее заключение договора;
• его руководитель;
• бухгалтерия (не обязательно, если применяем уже утвержденную собственную типовую форму);
• юристы.

Существенно экономит время правило о том, что типовой договор отправляется на визирование после подписания второй стороной (контрагентом), а типовой договор, составленный контрагентом, – до этого момента. Целесообразно закрепить разумные сроки рассмотрения, а также возможные поводы для продления (нужна дополнительная документация, перевод с/на иностранный язык и т.п.). 

ВЕДЕНИЕ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ

Раздел третий, о необходимых приложениях

В него надо включать все бумаги (заверенные копии), которые должны представляться контрагентами – как фирмами (и юрлицами вообще), так и ИП.

Необходимый минимум для фирм:

• свидетельство о госрегистрации;
• свидетельство ИНН (о постановке на налоговых учет);
• устав;
• документация в подтверждение полномочий руководителя;

Для предпринимателей список скромнее: свидетельство о регистрации, о постановке на налоговый учет, паспорт с регистрацией, если применимо – доверенность плюс разрешительные документы.

Внимание: право затребовать представление дополнительных бумаг должно быть, но оговорите, что требование должно быть аргументированным (если угодно, мотивированным). Иначе можно породить корень всех зол – бесконечное «ожидание информации». 

ДОГОВОР АБОНЕНТСКОГО ЮРИДИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Здесь расписываем, кто из согласующих за что отвечает. Скажем, инициатор и его руководитель:  

• за выгодность условий сделки для фирмы;
• за наличие у контрагента необходимых разрешений, лицензий и т.п.;
• за корректное заполнение всех разделов и полей;
• за правильность реквизитов и т.п.

Бухгалтерия берет на себя анализ реквизитов, рисков с точки зрения налогового и бухгалтерского правового регулирования, порядка представления необходимых счетов, актов и иных аналогичных документов. 

Венчает все проверка юротделом, который в итоге отвечает практически за все:

• соответствие проекта закону;
• наличие в проекте всех необходимых условий;
• полномочия лиц, ставящих подписи;
• наличие лицензий и прочей разрешительной документации,

а на выходе проводит обобщение всех сделанных до него замечаний и или редактирует проект, или составляет доп соглашение, или вообще разрабатывает новый.

Пожалуй, имеет смысл тут же оговорить, где проставляются визы и где делаются отметки о замечаниях (чтобы избежать ссылок на то, что кто-то что-то не заметил). 

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОГОВОРОВ

Разделы пятый и шестой. Подписание и хранение

Формируя этот раздел, следует ориентироваться на сложившуюся в вашей организации систему делопроизводства. Но в любом случае хорошо бы оговорить право главы фирмы подписать договор без учета замечаний, но с условием, что за последствия отвечает он – этот вариант будет на пользу как главе, так и фирме.

В этом разделе закрепляем сроки сдачи на хранение как бумажных, так и электронных копий, ответственность за несвоевременную передачу на хранение. судьбу отклоненных проектов, порядок выдачи договора и основания для такой выдачи. 

Таковыми могут быть, например:

• возникшая необходимость сделать копию и удостоверить ее нотариально;
• предъявить в судебный процесс;
• представить в банк и т.п.

Порядок выдачи – стандартный: под роспись по письменной просьбе главы того или иного отдела. 

ДОГОВОР ОКАЗАНИЯ УСЛУГ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ

Раздел седьмой и восьмой. Контроль и ответственность

Обеспечение исполнения договора – сфера ответственности инициатора заключения и его начальника. Именно они в случае возникновения необходимости должны ставить вопрос об изменении, дополнении, расторжении договора.

Но если поводом для таких мероприятий становится, скажем, изменение нормативно-правового регулирования, судебной практики, новые требования контролеров и т.п., то тут уже с инициативой должны выступать и все прочие – юристы, бухгалтеры, главы отделов, в пределах своих компетенций.

Ответственность за нарушение положения наступает как дисциплинарная, так и, если пренебрежение им стало причиной имущественного вреда – к материальной ответственности, что и необходимо указать в последнем разделе.

Источник: https://rosco.su/press/reglament-dogovornoy-raboty/

/ методический материал по дог.работе

Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления протокола разногласий.

Рассматривая замечания контрагента, изложенные им в протоколе разногласий, юридический отдел должен обращать внимание на законность и мотивированность предложенных замечаний, а также возражений на них со стороны заинтересованных подразделений предприятия.

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров. Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений обязательств.

Как подготовить регламент договорной работы

Защитить интересы компании, снизив риски неисполнения контрагентами договорных обязательств, поможет четкая процедура подготовки, согласования и заключения договоров, закрепленная в специальном регламенте. О том, как разработать этот документ с учетом индивидуальных особенностей компании и специфики ее деятельности, – подробнее в наших рекомендациях.

Используйте пошаговые руководства:

В регламент (положение) о договорной работе включают единые правила подготовки и заключения контрактов, отражающие зоны ответственности структурных подразделений и обеспечивающие координацию их действий на каждом этапе движения договора. Это может быть единый документ или несколько связанных между собой локально-нормативных актов, регулирующих отдельные этапы (например, положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов и т. д.).

Из каких разделов формируют регламент договорной работы

Структура и содержание регламента договорной работы может быть различной. Как правило, в него могут быть включены следующие разделы:

• назначение и область применения;
• процедуры проверки контрагентов;
• порядок подготовки проектов договоров;
• процедуры согласования договоров;
• порядок подписания и исполнения договоров;
• порядок претензионно-исковой работы (может регулироваться отдельным документом).

В регламенте договорной работы рекомендуется отразить порядок проверки контрагентов и формирования досье на каждого из них. В этом порядке стоит указать как обязательное условие требование запрашивать у новых контрагентов (покупателей или продавцов) заверенные копии определенных документов. Из этих документов и будет сформировано досье на каждого партнера компании.

Что указать в порядке подготовки проекта договора

В регламенте договорной работы необходимо отразить порядок подготовки проектов договоров. А именно вписать в регулирующий документ отделы (подразделения), ответственные за разработку проектов договоров.

А также в качестве обязанности этих подразделений указать контроль за их исполнением договоров исходя из сферы полномочий последних и предмета заключаемого контракта.

Как правило, это структурные подразделения компании – инициаторы договора.

В регламент необходимо вписать, что такое подразделение-инициатор обязано разрабатывать первоначальный проект контракта самостоятельно либо используя вариант договора, полученного от контрагента.

Нелишним будет включить в этот порядок обязательное условие об использовании типовых шаблонов основных заключаемых договоров, прошедших проверку юридическим департаментом.

Кроме того, в регламенте можно учесть необходимость размещения этих шаблонов во внутренней локальной сети с обеспечением к ним открытого доступа сотрудникам структурных подразделений.

Кроме того, в регламенте можно указать, что подразделение-инициатор должно готовить письменное обоснование заключения договора. А типовую форму такого обоснования сделать приложением к регламенту.

Наличие этого обоснования поможет согласующим подразделениям быстро вникнуть в суть планируемого контракта, что обеспечит сокращение сроков согласования.

Также к проекту договора стоит приложить лист согласования.

Как описать процедуру согласования договора в регламенте договорной работы

Неотъемлемая часть регламента договорной работы – раздел, отражающий процедуру согласования договоров. В нем указывают структурные подразделения компании, участвующие в этом процессе, а кроме того уточняют каким образом между ними распределены сферы ответственности. В их число необходимо вписать финансовый департамент, бухгалтерию и юридический отдел.

К примеру, в составе обязанностей бухгалтерии необходимо указать проверку договора с точки зрения принятия к бухгалтерскому и налоговому учету, а также анализ налоговых рисков.

А для финансового департамента – оценку экономической целесообразности сделки, рентабельности, условий оплаты, проверку соответствия бюджету компании и полномочиям ЦФО.

Например, в рамках снижения рисков затоваривания склада, финансовая служба может дополнительно контролировать размеры заказов у поставщиков по договорам и сверять с оптимальным расчетным значением.

Формула. Расчет оптимального размера заказа

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

Кроме того, в регламенте важно отразить сроки согласования и порядок взаимодействия участников процесса. К примеру, указать, что согласование должно проходить в электронном виде, по почте либо с использованием электронного документооборота.

Что отразить в порядке учета и хранения договоров регламента договорной работы

В регламенте договорной работы целесообразно отразить порядок учета и хранения договоров. А также указать ответственного за ведение реестра договоров с момента их согласования и подписания. Это необходимо для своевременного отслеживания истечения сроков и подготовки дополнительных соглашений о пролонгации контрактов.

Что включить в порядок контроля договорной деятельности в регламенте договорной работы

В регламенте договорной работы в составе обязанностей подразделений-инициаторов стоит указать контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность стоит отразить и в положении о структурном подразделении, а также в трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение контрактов и взаимодействие с контрагентами.

Кроме того, в регламенте необходимо уточнить критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения-инициатора обязаны поставить в известность юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение местонахождения контрагента).

Дополнительно в регламент можно включить и процедуру выборочного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения. Например, исходя из суммы договора, сложности сделки и т. п.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Источник: https://www.fd.ru/articles/158911-kak-podgotovit-reglament-dogovornoy-raboty