+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Приказ о компенсации расходов в служебной командировке

Содержание

Образец приказ на возмещение расходов в командировке

Приказ о компенсации расходов в служебной командировке

Серия и номер печатаются типографским способом. Иная ситуация складывается, если работник отправился в командировку на личном автотранспорте.

В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке абз.

В служебной записке проставляются даты отъезда и приезда работника.

Выдачу денежных средств под отчет осуществлять на срок не более [ значение ] календарных дней при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме. Установить максимальный размер подотчетных сумм, выдаваемых одному подотчетному лицу, — [ цифрами и прописью ] рублей.

Статьи для бухгалтера Отправляем сотрудника в командировку: расходы на проезд Открытие нового производства, обучение, повышение квалификации, проведение семинаров, переговоров с поставщиками и покупателями — эти и многие другие хозяйственные операции, осуществляемые организацией, предполагают направление сотрудников в командировки. Отправляя работника в служебную командировку, компания обязана возместить ему соответствующие расходы. Согласно п.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Суд также сделал акцент на том, что исходя из предписаний ст. Тогда как при получении суточных у работника не возникает экономическая выгода ст. Напротив, сотрудник несет определенные расходы, направленные на выполнение служебных обязанностей.

Следовательно, возмещение расходов не может квалифицироваться как доход, а, значит, не является объектом обложения НДФЛ. Суточные выплаты также не облагаются страховыми взносами ст.

Единственным условием для освобождения от уплаты обязательных взносов является продолжительность командировки, которая должна составлять не менее двух суток письмо Минтруда от По мнению чиновников профильного Министерства, суточные выплаты при однодневных командировках законом не предусмотрены.

Потому как работник может ежедневно возвращаться домой, а, значит, он не несет дополнительных издержек, необходимых для проживания за пределами ПМЖ. При оплате командировочных расходов часто возникают следующие вопросы: Можно ли производить расчеты в программе 1С.

Как быть с военнослужащими. Нюансы возмещения в бюджетных организациях. Программный продукт открывает следующие возможности: Управление заработной платой. Персонифицированный учет для ПФ РФ. Регламентированная отчетность. Отображение результатов расчетов в налоговом и бухгалтерском учете. Сформированные документы можно распечатывать через соответствующее меню.

Нюансы оплаты военнослужащим Оплата служебных командировок военнослужащих происходит в таком же порядке, что установлен для работников коммерческих организаций ст. Если военнослужащий возвращается из командировки в день убытия, то ему суточные не выплачиваются.

К числу дополнительных расходов относятся: страховые взносы по страхованию; издержки на постельные принадлежности в поезде. Возмещение суточных расходов осуществляется в размере руб.

Как быть в бюджетных учреждениях Размеры возмещения издержек, связанных с командировкой работников бюджетных организаций определяются нормативными документами субъектов РФ или правовыми актами местных органов самоуправления ст.

Принцип работы 1С Зарплата и кадры бюджетного учреждения узнайте из статьи: 1С Зарплата. Где взять бланк доверенности на получение заработной платы, читайте здесь. Таблицу налогов с заработной платы в году, смотрите здесь.

Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Справка Нередко хозяйствующие субъекты сталкиваются с необходимостью отправить сотрудника в командировку.

Казалось бы, что может быть проще? Вместе с тем, не верное оформление командировочных документом может повлечь претензии со стороны контролирующих органов, что в свою очередь может оказать негативное влияние на финансовое состояние организации. Разобраться с вопросом документального оформления командировочных расходов в году поможет материал PPT.

Нормами статьи ТК РФ и статьи ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы должности , среднего заработка и возмещение расходов: по проезду; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства суточные ; иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как оформить командировку сотруднику в году и какие формы для этого использовать? Оформление командировки в году: документы Оформление командировочных документов в году вытекает из норм Трудового кодекса РФ.

Поэтому, при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан издать приказ распоряжение , в котором определяет цель поездки и служебное задание. При этом, начиная с 8 января года, согласно постановления Правительства РФ от Теперь для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно.

Документальное оформление расходов на командировки

Ответственная сторона, которая исполняет приказ. Ведется журнал регистрации приказов по индивидуальному составу, в которой фиксируется приказ о возмещении расходов. Приказ на возмещение расходов образец можно скачать по ссылке.

Возмещение командировочных расходов работнику В коллективном договоре указывается порядок и размеры возмещения расходов. К примеру, распоряжение начальника о свойствах компенсирование затрат в связи с командировками.

Если работодатель направляет работника в командировку, то в этом случае он должен возместить следующие затраты: Дорогу. Другие затраты с уведомлением начальника.

Работник, который работает в организации, может рассчитывать на компенсацию командировочных расходов и других возмещений, связанных с командировками по службе. К затратам относятся покупка билетов до места назначения и обратно, суточные, расходы связаны с приобретением жилплощади и другие виды расходов.

Издаем приказ об установлении суточных: образец 2021

Приказ на компенсацию мобильной связи Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним их с теми, когда в подотчет деньги выдавались. Когда оформляется авансовый отчет?

Образец приказа на возмещение расходов

Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы ст.

Работнику возмещаются расходы, связанные с проездом, наймом жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства ст. Выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не является командировкой, в подобных случаях уместнее говорить о выполнении служебного поручения в другой организации.

Работник, направленный в другую организацию, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако никакие расходы, предусмотренные ст.

Размер командировочных расходов в 2021 году: суточные

Ответственная сторона, которая исполняет приказ. Ведется журнал регистрации приказов по индивидуальному составу, в которой фиксируется приказ о возмещении расходов. Приказ на возмещение расходов образец можно скачать по ссылке.

Возмещение командировочных расходов работнику В коллективном договоре указывается порядок и размеры возмещения расходов. К примеру, распоряжение начальника о свойствах компенсирование затрат в связи с командировками.

Если работодатель направляет работника в командировку, то в этом случае он должен возместить следующие затраты: Дорогу. Другие затраты с уведомлением начальника.

Работник, который работает в организации, может рассчитывать на компенсацию командировочных расходов и других возмещений, связанных с командировками по службе.

Суд также сделал акцент на том, что исходя из предписаний ст. Тогда как при получении суточных у работника не возникает экономическая выгода ст.

В самом тексте должна быть указана следующая информация: ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация. Основание и перечисление подтверждающих документов.

Гарантии для кадров организации В статье ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

Из вышесказанного следует, что для кадров организации которые были отправлены в служебную командировку установлены следующие гарантии: Сохраняется рабочее место.

Итоги Когда оформляется авансовый отчет Согласно п.

Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера , который составляется при наличии заявления от подотчетника , одобренного руководителем или на основании распорядительного документа приказа, распоряжения руководителя компании или ИП.

В заявлении или распорядительном документе должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств. Авансовый отчет , в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь. Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

В связи с этим субъекты хозяйствования ищут новые рынки сбыта, новых контрагентов, овладевают современными технологиями, улучшают профессиональные навыки своих работников. Очень часто это сопряжено с командированием соответствующих сотрудников в разные города Украины и за границу.

В этом спецвыпуске мы рассмотрим основные организационно-учетные моменты, связанные с командировками. В частности, вы узнаете о законодательно установленных правилах командирования, гарантиях, предусмотренных для командированных работников, и обязанностях, которые на них налагаются.

Кроме того, мы напомним, какие расходы, понесенные в командировке, можно компенсировать и какие документы при этом должен предоставить ваш сотрудник. Не обойдем стороной и налогово-бухгалтерский учет командировочных расходов. А также поговорим об особенностях применения платежных карточек в служебной поездке.

Спецвыпуск для вас подготовили редактор Наталья Вороная, налоговые эксперты Наталья Чернышова и Елена Савченко, эксперт по вопросам оплаты труда Лилия Ушакова.

Порядок компенсации расходов по заявлению работника В соответствии со ст. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным.

Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки. Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения.

После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.

: Чем подтвердить командировочные расходы?

Источник: https://tex-i.ru/obraztsi-prikazov/obrazets-prikaz-na-vozmeshenie-rashodov-v-komandirovke.php

Приказ о возмещении расходов по служебным командировкам

Приказ о компенсации расходов в служебной командировке

Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны.

Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Источник: http://new-advocat.ru/prikaz-o-vozmeshhenii-rashodov-na-koman/

Если работник предприятия согласился на то, чтобы эксплуатировать свой личный автомобиль в производственных нуждах, работодатель обязан регулярно компенсировать ему затраты на обслуживание транспортного средства, ремонт и горюче-смазочные материалы (ГСМ).

Размеры компенсационных выплат не ограничены на законодательном уровне, поскольку машина может быть использована в течение нескольких часов в день или на протяжении целой рабочей смены.

Внимание

Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке. По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

О том, как он оформляется, читайте в материале«Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2021

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке.

Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу.

13. Контроль за выполнением плана служебных командировок осуществляет подразделение, подготовившее план служебных командировок.

14.

Отмена запланированных командировок, изменение периода их проведения и предусмотренных планом служебных командировок задач осуществляются с разрешения должностного лица, утвердившего план служебных командировок, либо его заместителя по мотивированным рапортам, докладным запискам руководителей заинтересованных подразделений с обоснованием соответствующих предложений об отмене, переносе сроков командировок или изменения их задач.

Рассмотренные указанными должностными лицами рапорты, докладные записки учитываются в командирующем подразделении, а их копии в трехдневный срок направляются в подразделение, осуществляющее контроль за выполнением плана служебных командировок.

Приказ о возмещении расходов по служебным командировкам в рк

Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции.

Приказ о возмещении расходов по служебным командировками

Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ.

В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании.

Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков?

Начнем с того, что в организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации.

Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи.

В законе такой обязанности нет.

Важно! Сотрудник должен в течение 3 рабочих дней отчитаться по выданным денежным средствам.

Посмотрите образец приказа о выдаче денег в подотчет (образец 2021).

Приказ на выдачу подотчетных сумм: образец 2021 года для командировки

Чтобы выдать деньги в подотчет в 2021 году, необязательно составлять отдельный документ. Фирма может упростить документооборот, включая информацию о выдаче денежных средств в подотчет в другие приказы. Например, информацию о подотчете можно указать в приказе о командировке, указав это после данных о поездке.

Посмотрите ниже образец приказа о направлении в командировку и о выдаче денег в подотчет в 2021 году.

Когда использовать заявление на выдачу денег в подотчет

Компания сама вправе решить использовать ли заявление на выдачу денег в подотчет или нет.

Не облагаются налогом расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, так как такой паспорт не может быть использован в личных целях. Таким образом, расходы по получению и регистрации общегражданского заграничного паспорта включаются в налоговую базу по НДФЛ.

В Письме Минфина Российской Федерации от 26 января 2005 года №03-03-01-04/2/15 сообщается, что не подлежит налогообложению НДФЛ компенсация документально подтвержденных расходов командированного работника на проезд, в том числе и на такси, от аэропорта к месту назначения.

В статье 168 ТК РФ установлено, что работодатель обязан возмещать иные расходы, произведенные работником с его разрешения или ведома. Право работника осуществить дополнительные расходы может быть отражено в приказе о его направлении в командировку.

Москве, образовательных, научных, медицинских (в том числе санаторно-курортных) организациях системы МВД России, окружных управлениях материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организациях и подразделениях, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел, — руководители соответствующих органов, организаций, подразделений.

17. Решение о внеплановой служебной командировке принимается уполномоченными Порядком должностными лицами на основании мотивированного рапорта руководителя структурного подразделения соответствующего органа, организации, подразделения, инициировавшего выезд, согласно приложению № 3 к Порядку.

18.

После приезда сотрудник предприятия обязан написать отчет по служебной командировке о выполненном задании. Авансовый отчет показывают в бухгалтерию предприятия по форме N АО-1, который утверждается Постановлением Госкомстата РФ.

авансового отчета:

  • Оформленное удостоверение о командировке.
  • Квитанция, которая подтверждает проживание во время командировки.
  • Документы о затратах на проезд.
  • Другие документы о затратах, связанных со служебной командировкой.

Нужно принять во внимание, что если работник находился в командировке за границей, то отчет, он предоставит на иностранном языке, по этому предприятию придется перевести бумаги на русский язык.

Если во внимание не принимается перевод документов, то это может привести к конфликту с проверяющими органами.

Порядку):

7.1. Федеральному казенному учреждению «Главный центр административно-хозяйственного и транспортного обеспечения Министерства внутренних дел Российской Федерации» — по заявкам ОАД МВД России.

7.2.

Подразделению тылового обеспечения Главного управления МВД России по Северо-Кавказскому федеральному округу, подразделениям материально-технического и хозяйственного обеспечения управлений на транспорте МВД России по федеральным округам, линейных управлений МВД России на железнодорожном, водном и воздушном транспорте, подчиненных МВД России, министерств внутренних дел по республикам, главных управлений, управлений МВД России по иным субъектам Российской Федерации — по заявкам подразделений, осуществляющих функции анализа, планирования и контроля, соответствующих территориальных органов МВД России.

7.3.

16.1. В подразделениях центрального аппарата МВД России и иных подразделениях МВД России, ответственность за деятельность которых несут заместители Министра:

16.1.1. Министр и заместители Министра.

16.1.2. Руководители (начальники) подразделений центрального аппарата МВД России и иных подразделений МВД России, ответственность за деятельность которых несут заместители Министра, — в исключительных случаях с последующим письменным докладом в трехдневный срок руководству МВД России.

16.2.
В территориальных органах МВД России на окружном, межрегиональном*(22), региональном уровнях, управлениях внутренних дел по административным округам Главного управления МВД России по г.

  • если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
  • если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
  • Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
  • Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
  • Другие расходы:
  • мобильная связь;
  • интернет;
  • обмен валюты.

Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

Сколько лет хранится документ в архиве

В архиве любой организации приказы хранятся:

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней.

Заявление удобно использовать в случаях, если требуется выдать определенную сумму денег на определенную цель, например, покупка офисной техники.

Требования к заявлению те же, что и к приказу:

  1. Должна быть указана выдаваемая сумма;
  2. Должен быть указан срок, на который выдаются деньги;
  3. Руководитель фирмы должен заверить документ подписью.

Посмотрите ниже образец заявления на выдачу денежных средств.

Приказ о подотчетных лицах: один на всех физлиц

Компания вправе оформить приказ о подотчетных лицах в 2021 году, указав там сразу несколько сотрудников.

Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

1. Транспорт

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить.
Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке из одного муниципального образования в другое.

Москва и МО С-Петербург и ЛО Бесплатный звонок по России

Источник: https://sdaypdd.ru/prikaz-o-vozmeshhenii-rashodov-po-sluzhebnym-komandirovkam

Приказ о командировочных расходах: образец, как составить для возмещения затрат на командировку и выплаты денег

Приказ о компенсации расходов в служебной командировке

Выполнение работником служебного задания не по месту его постоянной работы непосредственно связанно с определенными тратами.

Законодатель возлагается обязательство по покрытию командировочных расходов по оплате проезда, проживания, суточных, а также выполненной трудовой функции на направляющее предприятие (организацию).

Выплата денежных средств из кассы компании возможно исключительно на основании специального документа – приказа о командировочных расходах.

Когда оформляется для возмещения затрат на командировку?

Статьи расходов, покрытие которых несет организация, направляющая работника в служебную поездку, закреплены статьей 168 Трудового кодекса, а также Положением №749, утвержденным ПП Российской Федерации от 13.10.2008 года.

Представленные нормативные акты обобщают такие траты единым понятием «аванс на командировку».

Для четкого проведения расчетов бухгалтерией предприятия конкретизируются все составляющие указанного аванса Налоговым кодексом РФ и Положением по бухучету «Расходы организации» ПБУ 10/99.

Так, в соответствии с нормами налогового законодательства, суточные расходы определяются в размере 7 00 рублей для производственных командировок в пределах территории Российской Федерации и 2500 рублей для заграничных поездок на выполнение служебного задания.

Также предусмотрена статья дополнительных командировочных расходов, заблаговременно согласованных с руководителем направляющей компании.

Само понятие «аванс» предусматривает, что платеж должен производиться до начала командировки.

Однако на практике часто встречаются ситуации, когда работнику, во время пребывания на выполнении своих трудовых обязанностей не по месту постоянной работы, не хватило суммы авансового платежа и ему пришлось расходовать собственные средства.

Законодательными актами предусмотрено обязательство предприятий (организаций), направивших сотрудника в командировку, компенсировать расходы по служебной поездке, которые превышают размер выданного аванса.

Денежные средства на покрытие командировочных расходов, связанных со служебной поездкой, выдаются бухгалтерией направляющей организации (предприятия).

При получении аванса на поездку работник предупреждается о необходимости предоставления отчета по произведенным затратам в течении трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Именно в этом отчете необходимо указать все траты, превышающие размер авансового платежа.

Отчет подается вместе с подтверждающими документами, к которым относятся квитанции об оплате, проездные документы, чеки и пр.

Каждая сумма, выплаченная работником из личных средств, должна быть не только подтверждена документально, но и обоснована, т.е. руководитель направляющего предприятия (организации) вправе потребовать от сотрудника конкретизации совершенных затрат и аргументации их необходимости.

Решение о возмещении работнику личных средств, потраченных в служебной поездке, принимает начальник. Следует учитывать, что, при нецелевых тратах, может быть получен отказ в компенсации командировочных расходов.

Также фирма может не возвращать денежные средства, которые свидетельствуют о расточительности (например, работник пользовался услугами такси при наличии возможности проезда на общественном транспорте).

Как составить для выплаты денег работнику?

Приказ о возмещении командировочных расходов издается руководителем предприятия (организации), направляющего работника в поездку, после его возвращения и предоставления авансового отчета.

Порядок соответствующего возмещения прописывается в локальных актах компании. Здесь же могут быть конкретизированы виды расходов из личных средств сотрудника, которые будут ему возвращаться, а также максимальные размеры компенсации.

Приказ руководителя предприятия (организации), на основании которого бухгалтерия производит возмещение, должен составляться в соответствии с общими требованиями делопроизводства.

В представленном документе следует отобразить следующую информацию:

  • данные о работнике (ФИО, должность);
  • информация о служебной поездке (даты, сведения о приказе о направлении, место выполнения служебного задания);
  • сумма компенсации с указанием ее причины;
  • лицо, ответственное за приведение приказа в действие.

Указанный документ фиксируется в журнале приказов.

Скачать образец

Пример оформления приказа о возмещения командировочных расходов – word.

Так выглядит образец:

Выводы

Компания, направляющая сотрудника на выполнение трудовой функции не по месту его постоянной работы, обязывается покрывать все расходы, связанные с командировкой, включая те, которые работник понес из личных средств.

Локальными актами предприятия (организации) могут устанавливаться отдельные статьи превышающих расходов, подлежащих компенсации, а также ее максимальная сумма. Возмещаются командировочные расходы бухгалтерией на основании приказа работодателя.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/obraztsy-dokumentov/prikaza-o-komandirovochnyh-rashodah.html

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Приказ о компенсации расходов в служебной командировке

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.

Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье.

Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки.

Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

 Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п.

5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

https://www.youtube.com/watch?v=nOdKPI0HnB0

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя.

В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб.

, дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

  • Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
    • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
    • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
    • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
  • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
  • Средний заработок за рабочие дни командировки:
    • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
  • Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
    • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
  • Итого оплата дней командировки:
    • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ).

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
  • за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

  • не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

  • для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя.

Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы.

Однако далеко не все  командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Источник: http://buh-aktiv.ru/oplata-sluzhebnyh-komandirovok-i-komandirovochnye-rashody/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.