+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Отдел документооборота и контроля как назвать отдел

Содержание

➤ Документооборот в организации пример

Отдел документооборота и контроля как назвать отдел

Читайте об основных правилах и принципах документооборота и преимуществах его автоматизации. Скачайте 5 полезных материалов от экспертов.

Скачайте полезные документы:

Как внедрить документооборот на предприятии

Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом. 

Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. 

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

  • кадровый;
  • производственный;
  • административно-хозяйственный;
  • управленческий;
  • бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве. 

  • Как организовать документооборот в кадровой службе

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:

  • эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
  • оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
  • управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
  • управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями. 

Основные принципы организации документооборота

Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени. 

Соблюдайте принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:

  1. Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
  2. Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
  3. Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
  4. Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов. 

Таблица. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Посмотреть таблицу в журнале

Система документооборота в организациях

Структура документооборота на предприятии — это три категории документов:

  • входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту;
  • исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам;
  • внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.

Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают:

  • прохождение управленческих сигналов сверху вниз,
  • обратную связь,
  • перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня.

Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень. 

Схема потока документов в организации

Скачайте эту и другие схемы в журнале

По какой форме организовать документооборот на предприятии

Организация документооборота на предприятии может быть разработана по одной из трех форм:

  • централизованной: все документы хранят одном подразделении — обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата;
  • децентрализованной: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение;
  • смешанной: это комбинация первых двух форм.

Организационная структура компании и объем документооборота — это главные факторы, которые определяют выбор формы. В небольшой организации с ограниченным документопотоком чаще используют централизованную форма. Функции делопроизводителя при этом поручают сотруднику бухгалтерии, кадровой службы, секретарю-референту.

Компания, чьи структурные подразделения расположены территориально на удалении друг от друга, используют децентрализованную форму организации документооборота.

В крупных компаниях целесообразно организовать движение документов по смешанной форме. Хранит бумаги специализированное подразделение, а текущая документация находится в работе у исполнителей. При этом исполнителям должны быть знакомы требования, предъявляемые к документообороту, а также требованиями по делопроизводству, установлены новым ГОСТ Р 7.0.97-2021

Инструкция по делопроизводству: принципы организации документооборота

Скачать документ в начале статьи >>> 

Схема документооборота на предприятии

Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем.

Объем документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета. За учетную единицу при регистрации бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно, оригинал это или копия, поступившая как входящие.

С учетом того, что документопотоки могут формироваться несколькими подразделениями, общая схема документооборота может быть достаточно сложной, целесообразно разработать этот регламент для каждого из отделов. 

Документооборот на предприятии: образец схемы для небольшой компании с централизованной формой движения документации

Скачать схему

В чем отличие электронного документооборота от бумажного

Чем выше степень стандартизированности операций и процессов, составляющих основы документооборота, тем легче исполнять главные принципы — оптимизация и беспрерывность. Четыре главных принципа делопроизводства легко поддаются алгоритмизации, поэтому все процессы можно автоматизировать.

Сегодня подавляющее большинство предприятий уже используют системы электронного документооборота. И, если сравнивать его с бумажным, можно сразу выделить пять основных преимуществ. 

  1. Быстрый поиск и передача документов. То, как быстро исполнитель получит нужный документ, никак не зависит от того, где этот документ хранится. Найти его и отослать исполнителю можно в режиме реального времени, то есть — сразу. Исполнитель и сам может осуществлять поиск необходимых документов, используя ключевые слова или другие задаваемые критерии отбора.
  2. Документы можно хранить сколь угодно долго без потери качества и утраты информации. Если бумажный документ с течением времени может потерять первоначальный вид, выцвести, порваться, то в электронном формате он будет храниться в первоначальном виде так долго, как это требуется.
  3. Доступ к электронному документу можно легко разграничить. В отличие от бумажного документооборота, конфиденциальные электронные документы легко можно зашифровать, ограничив несанкционированный доступ. Передавать их также можно по защищенным каналам связи с использованием специальных кодов и ключей. Доступ к хранящимся документам можно легко и быстро настроить с учетом прав пользователей.
  4. Электронные системы документооборота обеспечивают строгий контроль за движением документации. Это позволяет исключить человеческий фактор при контроле исполнения и гарантирует своевременное выполнение поручений и обязательств, что является условием успешной деятельности предприятия.
  5. Существенная экономия средств компании. Один раз приобретя лицензию на программу или даже приобретя ее бесплатно, предприятие получает право на обучение работников и обновление версий. Автоматизация документооборота позволяет высвободить человеческие ресурсы, исключить неизбежные при ручной обработке документации ошибки. Внедрение специальных программ позволяет повысить производительность и сократить время прохождения и исполнения управленческих решений.
Итог:Организация документооборота — условие деятельности предприятия. Автоматизация обеспечивает гарантированное выполнение главных правил документооборота — оптимальность и непрерывность.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210898-organizatsiya-dokumentooborota-v-organizatsii-19-m4

Отдел документооборота и контроля как назвать отдел | Сфера закона

Отдел документооборота и контроля как назвать отдел

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Отдел документооборота и контроля как назвать отдел». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Как показывает мировой опыт, чем больше возможностей для расширения своей деятельности у класса предпринимателей, тем более высокими являются темпы развития национальной экономики. В этих условиях весьма значимым фактором является обеспечение благоприятных условий развития предпринимательской деятельности в стране.

А. Румынина, 2002, учебник Делопроизводство, Л. А. Румынина, 2002, Делопроизводство, Л. А. Румынина, 2002 читать онлайн, Делопроизводство, Л. А. Румынина, 2002 скачать pdf, Делопроизводство, Л. А. Румынина, 2002 скачать djvu, Делопроизводство, Л. А.

А. Румынина, 2002 читать онлайн, скачать pdf, djvu, 2 скачать на телефон Освещены вопросы документирования и организации работы с документами на основе новейших законодательных актов, нормативных документов.

Смешанная форма делопроизводства

Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов. С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты.

Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.

Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция».

Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.

Организация службы документационного обеспечения

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

Глава 6. служба документационного обеспечения управления. требования к организации документооборота: Делопроизводство, Л. А. Румынина, 2002 читать онлайн, скачать pdf, djvu, 2 скачать на телефон Освещены вопросы документирования и организации работы с документами на основе новейших законодательных актов, нормативных документов.

Отдел документооборота Администрации городского округа Саранск (далее именуется — отдел) входит в состав Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.1.2.

Многие татарские девушки обладают этими качествами. Если вы знаете не таких татарок, то вам очень крупно повезло.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения.

Этот принцип требует создания рациональной технологии обработки, соблюдения последовательности операций.

Атрибуты документов у каждого заказчика свои, характерные только для него. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически у всех партнеров.

Что можно заказать о здравии в церкви. Как писать записку о здравии в церкви. Сорокоуст за здравие как правильно заказать.

Это тонкая материя, часто незаметная для тех секретарских работников, которые приходят в уже сложившийся коллектив с определенным кругом обязанностей для каждого и как бы вплетаются новой ниточкой в уже имеющийся узор.

Ход исполнения контролируется службой ДОУ. Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Тема нашей статьи – распределение обязанностей между работниками канцелярии и, как следствие такого разумного распределения, взаимозаменяемость сотрудников.

Ход исполнения контролируется службой ДОУ. Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Прохождение исходящих и внутренних документов

Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» – 15.02.2005; «Кому направлен документ» – Г. В. Петрову; «расписка в получении» – роспись Петрова Г.В., дата.

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы.

Что же является причиной этой устойчивости? Причин, как всегда, много, но одной из главных являются традиции.

https://www.youtube.com/watch?v=eEX5MXZXrgo

Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом полномочий, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник Отдела.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Труднее определиться с замещением начальника секретариата. В любом случае это должен быть официальный заместитель. Обычно это делается в схеме замещения, которая утверждается приказом.

Кроме центрального документооборота крупного предприятия существуют специализированные документооборот в подразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства и т. д.

Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие — «Процесс согласования или уточнения ответа» на рисунке 1. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения — как принадлежащие одной работе.

Отсутствие документа может привести к катастрофе

Причем второй маршрут означает то, что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль. В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме стоит «Директорам предприятий…»).

Для компании это означает, что первичные документы своевременно попадут в офис компании, следовательно, можно будет контролировать и платежи, и работу сотрудников.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях.

[attention type=red]
Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, — закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать.
[/attention]

Поделюсь с вами личным опытом организации работы канцелярии на достаточно крупном и постоянно растущем производственном предприятии.

Подготовка обеспечительной документации, организация подписания договоров, формирование досье (бэк-офис). Сопровождение кредитов, контроль гашений и целевого использования. Последконтроль.Работа с просроченной задолженностью физ лиц, ССП суды.Проверка ЦБ пройдена без замечаний.Высокий уровень сервиса в работе, клиентоориентированность.

В-четвёртых, плохо отзываться о всех. Даже о своих подругах она всегда говорила плохо, конечно «заглаза». О все всегда плохого мнения. Работа с конфиденциальными документами (КТ). Архив.Оперативное решение текущих вопросов в рамках своей компетенции.Ведение проектов в АСУ. Администрирование. Руководство администраторами на УДР в ДЗО.

Эдуард Зейбель: Хочу добавить, что отсутствие регламентов не позволит провести автоматизацию документооборота, несмотря на то что на определенной стадии развития бизнеса это станет необходимым.

Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

  • Входящие. Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
  • Исходящие. Они составляются для следующих целей:
    • в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
    • в виде запроса для последующего получения ответа.

    Вавилова родилась 26.01.1959 года в многодетной семье дипломатического служащего. В 1974 году Наталью увидела режиссер фильма «Высокие горы» Юля Солнцева и предложила сыграть в ее фильме и та согласилась.

    Походы в кино и театры. Прогулки с домашними любимцами. Чтение книг и журналов, в том числе по делопроизводству, для профессионального роста.

    »,»skills»:»19 лет работы по делопроизводству, из них 8 лет начальником подразделения, в Компаниях различных направлений деятельности: радиокомпоненты, авиаперевозки, топливо, строительство, производство по драгоценным металлам, аренда, недвижимость.

    Централизованная форма ведения делопроизводства предполагает сосредоточение обработки, регистрации, отправки, контроля исполнения, учета и хранения документов организации до передачи их в архив в руках одного подразделения (секретариат, канцелярия и т.д.) или одного человека (секретаря).

    Источник: https://loudsoundkazan.ru/sovety-yurista/7411-otdel-dokumentooborota-i-kontrolya-kak-nazvat-otdel.html

    Отдел документооборота и контроля как назвать отдел

    Отдел документооборота и контроля как назвать отдел

    Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Отдел документооборота и контроля как назвать отдел». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

    Переход экономики Российской Федерации в рыночные условия и глубокие социально-политические изменения жизни общества вызвали кардинальное переустройство системы управления, обновление кадрового состава работников управления, что, естественно, самым существенным образом повлияло на организацию документационного обеспечения управленческой деятельности.

    А. Румынина, 2002 читать онлайн, скачать pdf, djvu, 2 скачать на телефон Освещены вопросы документирования и организации работы с документами на основе новейших законодательных актов, нормативных документов.

    Децентрализованная форма делопроизводства

    Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.

    В 10 часов утра в этот день по всему Израилю звучит сирена, и жизнь замирает. Граждане бросают дела и покидают машины и даже автобусы. Две минуты они стоят неподвижно, и только после этого страна снова оживает.

    Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.

    Как организовать эффективный документооборот

    Как правильно обрезать виноград весной для начинающих. Схема обработки винограда от болезней и вредителей. Сроки обработки винограда от болезней и вредителей.

    Это тонкая материя, часто незаметная для тех секретарских работников, которые приходят в уже сложившийся коллектив с определенным кругом обязанностей для каждого и как бы вплетаются новой ниточкой в уже имеющийся узор.

    МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ Кафедра информатики и математики делопроизводство в овд РЕФЕРАТ Подготовил: Слушатель 676 группы Усанников А.Д.

    Взаимозаменяемость – это не пустой звук. Как иначе вы сможете уйти в очередной или административный отпуск или на больничный? Если после вашего ухода начались сбои в работе офиса и в работе с документами, то виноваты в этом только вы сами, а не руководство предприятия и не марсианские захватчики.

    МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ Кафедра информатики и математики делопроизводство в овд РЕФЕРАТ Подготовил: Слушатель 676 группы Усанников А.Д.

    Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

    Работа с письмами и обращениями граждан

    От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился.

    Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

    Что же является причиной этой устойчивости? Причин, как всегда, много, но одной из главных являются традиции.

    Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.

    Схема документооборота в организации: маршруты движения

    Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

    Труднее определиться с замещением начальника секретариата. В любом случае это должен быть официальный заместитель. Обычно это делается в схеме замещения, которая утверждается приказом.

    Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много — на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600.

    Все документы, проходящие через канцелярию ,являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие.

    Пришиты насмерть, не оторвешь! Кто сшил костюм? Кто вместо штанов мне рукава пришил? Кто вместо рукавов мне штаны пришпандорил?

    Екатерина Усольцева: Хотелось бы добавить, что регламент документооборота является инструментом повышения дисциплины сотрудников. У нас, например, многие сотрудники — продавцы и средний менеджмент магазинов — приехали из регионов. Персонал приходится обучать и работе на компьютере, и правильному оформлению документов.

    Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях.

    [attention type=red]
    Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, — закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать.
    [/attention]

    Поделюсь с вами личным опытом организации работы канцелярии на достаточно крупном и постоянно растущем производственном предприятии.

    В систему документооборота предприятия могут входить разнообразные документы — письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые документы. От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.

    В-четвёртых, плохо отзываться о всех. Даже о своих подругах она всегда говорила плохо, конечно «заглаза». О все всегда плохого мнения.

    Координация документооборота с ДЗО. Аудит документооборота и коммуникаций, оптимизация.Организация (в т.ч. посредством ВКС), протоколирование совещаний коллегиальных органов управления в т.ч. с участием представителей сторонних организаций, контроль исполнения поручений (в т.ч. сотрудниками ДЗО).

    Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт.

    Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

    7 этапов, чтобы грамотно автоматизировать документооборот в организации

    После успешного начала Владимира Меньшов в 1979 году решает пригласить Н. Вавилову на роль Александры – дочери Кати, главной героини фильма «Москва слезам не верит».

    Катание на роликах, коньках, велосипеде. Путешествия на автомобилях. Походы в кино и театры. Прогулки с домашними любимцами. Чтение книг и журналов, в том числе по делопроизводству, для профессионального роста.Однако централизованная форма ведения делопроизводства в чистом виде возможна только в относительно небольших организациях, чей документооборот не превышает 10 000 документов в год.

    Источник: https://omorashi.ru/trudovoe-pravo/12707-otdel-dokumentooborota-i-kontrolya-kak-nazvat-otdel.html

    Как назвать отдел – Ответы на все вопросы

    Отдел документооборота и контроля как назвать отдел

    Каждой относительно крупной, то есть состоящей из нескольких подразделений, организации рано или поздно придется упорядочить свои документопотоки, создать массив необходимых инструкций, справочников, шаблонов и т.д. Один из первых шагов на этом тернистом пути – создание единого справочника кодов (или индексов) подразделений организации. Как его составить, читайте в статье.

    Без кода нынче никуда

    • Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.
    • В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).
    • Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.

    Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства.

    Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.

    1. ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?
    2. • подчиненность;
    3. • номер;
    4. • местонахождение;
    5. • выполняемые функции.

    Этап I: визуализируем организационную структуру

    Если утвержденной структуры в организации нет, можно исправить это упущение, и кадровая служба организации в этом поможет.

    Обратитесь к ним с просьбой предоставить рабочий вариант актуальной структуры, объясните, для чего это нужно. Кадровики, как правило, охотно откликаются, так как коды подразделений им самим нужны.

    При этом могут вас обрадовать, что уже используют простенькую кодировку (забегая вперед, скажу: не пропускайте это мимо ушей, постарайтесь вникнуть в систему индексации, обдумайте и позже предложите свои усовершенствования).

    Структура, предложенная отделом кадров, может выглядеть как в Примере 1.

    Из примера понятно, что каждое из подразделений имеет своего руководителя – начальника отдела. Группы подразделений образуют направления, во главе каждого стоит директор по соответствующему направлению.

    Для утверждения структуру лучше представить в виде блок-схемы, в которой будет четко видна подчиненность (см. Схему 1).

    Как видно из блок-схемы, директору подчиняются блоки: административный, коммерческий, логистики и транспорта, технический, производственный, эксплуатационный.

    Называться они могут по-разному: департаменты, управления, дирекции и т.д.

    , но смысл не меняется – это группы подразделений, объединенные по своему функциональному назначению и подчиненные руководителю высшего звена, возглавляющему конкретное направление деятельности предприятия.

    Далее следует развернуть структуру каждого блока. Например, административный блок (см. Схему 2). Организационные структуры каждого из подразделений необходимо приложить к приказу об утверждении организационной структуры предприятия.

    Для чего это нужно? Закономерный вопрос, ведь у нас уже есть структура, описанная словесно «в столбик». Однако отрисовка блок-схем позволяет выявить ошибки в иерархической структуре и, следовательно, откорректировать связи между элементами и уровни подчинения.

    Этап II: утверждаем организационную структуру

    Структура организации утверждается приказом (Пример 2).

    Этап III: присваиваем коды

    Основное правило кодировки. Присваивайте только цифровые коды! Избегайте косых черт, дефисов, букв и иных служебных символов и знаков препинания.

    Буквы являются источником ошибок и разночтений, косые черточки (слэши) могут стать препятствием при создании электронного архива, поскольку слэш в названии файла компьютер воспринимает как приказ создать вложенную папку.

    Также не получится создать каталог или файл, в названии которого будут содержаться символы и знаки препинания. Чтобы избежать подобных неприятностей, лучше использовать только арабские цифры.

    Пример кодировки. Структура нашего предприятия имеет несколько вложений, а именно – 4 уровня. Это видно по нумерации, состоящей максимум из 4 цифр: «3.1.3.2. Склад № 2 импортных комплектующих» (см. Пример 1).

    Количество вложений на каждом уровне можно обозначить однозначным числом, однако лучше заложить для каждого уровня двузначное число, поскольку молодые успешные организации имеют свойство разрастаться, небольшие подразделения – увеличиваться и дробиться и т.д. Таким образом, полный код подразделения будет состоять из 8 цифр.

    Появление новых блоков или подразделений в организации отражается и в структуре. Например, ваше руководство решило создать представительство организации в другом регионе. В зависимости от функционала подразделения его нужно будет добавить либо отдельным блоком, либо отдельным подразделением в блок.

    • Пример индексации подразделений гипотетической организации приведен в Таблице 1.
    • ТАБЛИЦА 1
    • Пример индексации подразделений
    Код подразделенияНаименование подразделения
    12
    01*Административный блок
    01010000Канцелярия
    01010100Сектор документации
    01010200Архив
    01010300Экспедиция
    01020000Бухгалтерия
    01020100Сектор расчетов с персоналом
    01020210Сектор материального учета
    01020300Сектор налогообложения
    01020400Сектор реализации
    01030000Юридический отдел
    01030100Сектор договорной работы
    01030200Сектор претензионной работы
    01040000Отдел управления персоналом
    01040100Сектор найма и учета персонала
    01040200Табельная
    01050000Отдел технического контроля
    01050100Сектор входного контроля
    01050200Сектор контроля изготовления
    02Коммерческий блок
    02010000Отдел снабжения
    02010100Сектор закупок по РФ
    02010200Сектор зарубежных закупок
    02021000Отдел продаж
    02030000Отдел рекламы
    03Блок логистики
    03010000Отдел логистики
    03010100Сектор грузоперевозок
    03010200Сектор таможенного оформления
    03010300Сектор транспортно-складских операций
    03010301Склад № 1 (сбыта)
    03010302Склад № 2 (импортных комплектующих)
    03010303Склад № 3 (полуфабрикатов)
    03010304Склад № 4 (ответственного хранения)
    03020000Транспортный отдел
    03020100Сектор внутренних перевозок
    03020210Сектор внешних перевозок
    03020300Сектор аренды автотранспорта
    04Технический блок
    04010000Отдел главного конструктора
    04020000Отдел главного технолога
    04030000Отдел компьютерного обеспечения
    05Производственный блок
    05010000Цех № 1
    05010100Участок № 1
    05010200Участок № 2
    05020000Цех № 2
    05020100Участок № 1
    05020210Участок № 2
    05030000Цех № 3
    05030100Участок № 3
    05030200Участок № 3
    06Блок эксплуатации
    06010000Отдел главного механика
    06020000Отдел главного энергетика
    06030000Цех № 4 (ремонтный)
    06030100Участок № 1
    06030200Участок № 2
    06040000Хозяйственный отдел

    *Полный восьмизначный код подразделения можно сократить, убрав нули в начале и в конце, и оставить только значащие цифры. В этом случае в технологических маршрутах отдел логистики будет иметь код 301, а склад полуфабрикатов – 3010303.

    Этап IV: утверждаем справочник кодов

    Присвоенные коды подразделений необходимо утвердить приказом и выложить на общедоступном ресурсе организации (Пример 3).

    При индексации дел в номенклатуре

    1. Для этого необходимо присвоить индексы различным видам документов, которые создаются в организации.

    2. Например:
    3. 01 – приказы по основной деятельности;
    4. 02 – распоряжения;
    5. 03 – положения;
    6. 04 – инструкции;
    7. 05 – переписка;
    8. 06 – служебные записки;

    Придерживаться этой системы следует при индексировании дел всех подразделений.

    Если 06 – код служебных записок, то используется он во всех подразделениях (Пример 4). Эта система подойдет организации, в которой принята децентрализованная или смешанная форма делопроизводства и служебные записки нумеруются валовым способом внутри сгенерировавших их подразделений.

    При индексации бланков в альбоме форм

    При индексации утвержденных форм в альбоме (если в организации он есть) каждому бланку присваивается уникальный номер, в котором присутствует и код подразделения, которое его разработало и применяет (например, 101 – канцелярия).

    Индекс располагается на самом документе в нижнем колонтитуле с указанием документа (приказа), на основании которого он был введен в действие (или изменен), и номера редакции документа. Например, так:

    • При регистрации служебных записок
    • Если в организации применяется децентрализованная или смешанная форма ведения делопроизводства, код подразделения можно использовать при нумерации исходящих служебных записок разных подразделений.
    • Если исходящие служебные записки регистрируются в структурных подразделениях-инициаторах, номер служебной записки, например, из бухгалтерии может иметь вид 102-06-118, где 102-06 – индекс дела, состоящий из кода подразделения и кода вида документа, а 118 – порядковый номер регистрируемого документа с начала года.
    • ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

    Номер документа и код утвержденной формы документа не совпадают. Например, 102-06-118 – номер служебной записки, созданной в бухгалтерии, и 101-04011 – код шаблона служебной записки, являющийся приложением к инструкции по делопроизводству.

    Создаем схему замещения

    Когда в организации уже есть такие полезные разработки, как структура и справочник кодов подразделений организации, можно создать еще один очень полезный в работе документ – схему замещения руководителей структурных подразделений.

    Схема замещения – это документ, утвержденный приказом и содержащий перечень должностей и Ф.И.О. руководителей, специалистов организации и информацию о том, кто их замещает в первую, вторую и третью очередь.

    Схему замещения создают, чтобы не прерывать процесс управления. Подобные схемы можно разработать не только для руководящего звена, но и для рядовых сотрудников подразделений.

    Если в организации уже есть утвержденная схема замещения, споров, кто именно должен решать тот или иной вопрос в отсутствие одного из руководителей или сотрудников, никогда не возникает.

    ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ЗАМЕЩЕНИЯ

    1. Руководителей высшего звена замещают руководители того же уровня.

    2. Если у руководителя есть заместитель, именно он замещающее лицо первой очереди.

    3. Руководителей ранга начальника отдела могут замещать сотрудники этого отдела из разряда наиболее компетентных.

    4. Рядовых сотрудников замещают рядовые сотрудники.

    5. Замещаемый и замещающие сотрудники должны быть работниками одной организации.

    Разумеется, в зависимости от функционала сотрудников и структуры организации правила могут меняться.

    В составлении схемы замещения вам понадобится содействие руководителя организации, начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений, которые должны будут сами определиться с замещающими их работниками, предоставив их Ф.И.О. и должности.

    Источник: https://school5mih.ru/kak-uznat/kak-nazvat-otdel.html

    8.5. функции структурных подразделений службы делопроизводства

    Внимание

    Разделение мас­сивов документов в случае использования традиционных (руч­ных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистри­руется в канцелярии, если руководству структурного подразде­ления, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных под­разделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания.

    В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных.

    Организация службы делопроизводства (стр. 1 из 6)

    При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в цен­тральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выпол­няются операции по созданию (печати) документов, их система­тизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологиче­ская операция (например, регистрация документов или кон­троль за их исполнением) проводится для одних массивов доку­ментов централизованно (в канцелярии), а для других — децен­трализованно (в структурных подразделениях).

    Задачи и функции службы делопроизводства

    Важно

    Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

    Контроль исполнения документов Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: • постановку документа на контроль; • проверку своевременного доведения документа до исполнителя; • проверку и регулирование хода исполнения; • учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

    Основная цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители.

    Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы.
    Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (кан­целярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря уч­реждения).

    В этом подразделении (или этим сотрудником) вы­полняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регист­рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка доку­ментов, обработка документов для их передачи в архив.

    Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

    Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

    К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.

    Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

    Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану: 1. Документирование 1.1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы.

    Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов. 1.2. Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов). 1.3. Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96. 1.4.

    Под техническим аспектом понимается продуманная полити­ка закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютер­ными системами обработки информации и средствами связи.

    Юридический аспект предусматривает решение правовых во­просов деятельности самой службы, т.е.

    установления в соответ­ствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственно­сти в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами.

    Кроме того, этот ас­пект предполагает соблюдение самой службой требований дей­ствующего законодательства, государственной нормативной ба­зы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

    Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: • заданий последующих лет — не реже одного раза в год; • заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; • заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

    Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

    Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

    Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату.

    Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи.

    Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

    На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

    В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

    Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д.

    Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

    Источник: https://24-advokat.ru/otdel-dokumentooborota-i-kontrolya-kak-nazvat-otdel/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.