+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как сшивать личные карточки работников

Содержание

Как правильно подшивать личное дело сотрудников и карточуи т 2

Как сшивать личные карточки работников

Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4 вы найдете ниже. Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

  1. для учета военнообязанных.
  2. для ознакомления с записями в трудовой книжке;

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, данный документ, как нам кажется, в принципе не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение.

А храниться он должен постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения. Минимально работник расписывается в карточке три раза:

  1. за достоверность сведений при приеме

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Установлены две формы личных карточек: форма N Т-2 и форма N Т-2 ГС(МС).

Форма N Т-2 ГС(МС) заводится на государственных служащих, форма N Т-2 — на всех остальных сотрудников.

Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета. И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки.

Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому

Как правильно сформировать личное дело работника

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О.

сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке.

Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом: анкета (если ведется); заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления); копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке); второй экземпляр трудового договора; заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие

prednalog.ru

Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам.

Как располагаются личные карточки?

После чего они передаются в архив предприятия. Общий срок хранения карточек – 75 лет.

Личная карточка оформляется в одном экземпляре. Код личной карточки по ОКУД 0301002. В личную карточку согласно ст.

65 ТрК РФ заносятся данные на основании документов, которые работник должен принести с собой при устройстве на работу: — паспорт; — трудовую книжку (или ее копию — для совместителей);

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

— о ведении личных дел сотрудников: Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель.

Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  1. кто формирует ЛД;
  2. где должны храниться папки с ЛД работников.
  3. какие документы входят в состав ЛД;

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации. Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Хранение карточек т2 отельно или в личном деле

04.

2001. Заполняем личную карточку Порядок и ведения личных карточек работников Согласно трудовому и федеральному законодательству, личная карточка по форме Т-2 должна оформляться на всех сотрудников предприятия, которые принимаются на работу по приказу и с созданием трудового договора.

Даже если сотрудник устраивается временно или по совместительству в кадровом отделе предприятия наряду с личным делом открывают и карточку сотрудника.

Личная карточка – это вся информация о работнике, собранная воедино в сжатом виде.

Изначально в карточку вносятся все сведения о работнике, включая личную информацию, факты биографии, образования, стажа, военного учета, табельного номера, данные трудовой книжки.

Естественно, не следует разбрасывать личные карточки сотрудников на своем рабочем столе, словно это опавшие осенние листья в городском парке или в лесу. Личные карточки следует хранить в запираемом на ключ шкафу или в сейфе.

Как формировать личные дела работников?

Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах ( Правил, утвержденных ). На практике л формируют в отдельной папке на каждого сотрудника.

Подробнее об этом см. . Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное

Можно ли хранить личные карточки в личных делах работников?

Следовательно, Вы вправе определить самостоятельно, где хранить личные карточки сотрудников (т.е.

в личном деле работника или в отдельной папке).

Однако, в связи с тем, что Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558, предусматривает личную карточку и личное дело как разные виды документов, то по нашему мнению личные карточки сотрудников целесообразней хранить отдельно от личных дел.

Подробнее о мы написали в материале по ссылке.

Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Ситуация: Как хранить личные карточки сотрудников Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет ( перечня, утвержденного ). В личных карточках содержатся персональные данные сотрудников.

Поэтому свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен. О хранении кадровых документов см.

.

Тема: Хранение документов уволенных сотрудников

В конце года, приказы по прошлому году, личные карточки Т-2 на уволенных прошиваются, описываются, опечатываются и передаются в архив архивариусу (или в отдельный шкаф).

Каждый документ должен быть в своём в номенклатурном деле. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках.

Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках.

Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий: личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников.

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Если трудовые договоры и контракты включе­ны в состав личных дел, тогда они просто распо­лагаются в личном деле среди других документов в порядке, предусмотренном Инструкцией.

Примерный образец ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Утверждаю │ │ │ │ Начальник отдела кадров │ │ ОАО «Ласточка» │ │ А.Г. Романов│ │ │ │ 20.06.

2009 │ │ │ │ Опись N 06л/с-2009 │ │ │ │┌───┬───────┬─────────────────────┬────────────────┬─────────┬──────────┐│ ││ N │ Индекс│ Заголовок дела │ Крайние даты │ Кол-во │Примечание││ ││п/п│ дела │ │ │ листов │ ││ │├───┼───────┼─────────────────────┼────────────────┼─────────┼──────────┤│ ││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 ││ │├───┴───────┴─────────────────────┴────────────────┴─────────┴──────────┤│ ││ 2008 ││ ││ ││ ││ Отдел кадров ││ │├───┬───────┬─────────────────────┬────────────────┬─────────┬──────────┤│ ││ │ │ Личная карточка │ │ │ ││

Срок хранения личных карточек Т-2

Даже если сотрудник устраивается временно или по совместительству в кадровом отделе предприятия наряду с личным делом открывают и карточку сотрудника.

Личная карточка – это вся информация о работнике, собранная воедино в сжатом виде.

Изначально в карточку вносятся все сведения о работнике, включая личную информацию, факты биографии, образования, стажа, военного учета, табельного номера, данные трудовой книжки. При заполнении карты на нового сотрудника необходимо внести в нее все сведения, которые подтверждены соответствующими документами:

  1. Приказ о приеме на работу форма Т-1 или Т-1а с указанием полного названия предприятия, должности и подразделения, куда оформлен сотрудник, учетного табельного номера.
  2. Документ удостоверяющий личность – гражданский паспорт, для иностранных сотрудников загранпаспорт (вид на жительство, разрешение на временное проживание);
  3. Документ о постановке на учет в налоговой службе;
  4. Свидетельство о пенсионном страховании установленного образца (СНИЛС);
  5. Трудовая книжка – при отсутствии таковой или утрате необходимо завести новую, соблюдая законодательную процедуру;
  6. Для военнообязанных – военный билет;
  7. Документы об образовании, присвоении или повышении квалификационного уровня;

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Оглавление Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности. Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании.

В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности. Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП. Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя.

Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников.

Источник: http://cppyurist.ru/kak-pravilno-podshivat-lichnoe-delo-sotrudnikov-i-kartochui-t-2-39612/

Как сшивать личные карточки уволенных работников в архив

Как сшивать личные карточки работников

личных документов (аттестаты, трудовые книжки, дипломы, удостоверения);акты приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе;документы касаемо персональных данных (уведомления, согласия на обработку информации).Полезно знать: на практике отсчет срока хранения дел начинается с 1 января актуального года.Также согласно на постоянной основе сохраняются в архиве документы:

  1. глав предприятий;
  2. членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
  3. главы предприятия;
  4. сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.
  5. членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;

Существуют правила касательно использования архивной информации, установленные актуальным законодательством

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.

Из книги вы узнаете, как оформить увольнение в связи с утратой доверия, если срок трудового договора заканчивается. Подробно рассмотрим, когда можно уволить сотрудника на больничном, как уволить работника за несоответствие профстандарту. Разберем, как оформить увольнение работника-инвалида, как оформить досрочное увольнение по сокращению.

Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Как сдавать в архив личные карточки уволенных сотрудников

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации.

При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных¦¦карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их ¦¦должностные лица: ¦¦а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту ¦¦работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к ¦¦постановке их на воинский учет; ¦¦б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский ¦¦учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской ¦¦Федерации.

¦L———————————————————————— Рис. 1 Личные карточки относятся к категории дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Личные дела уволенных сотрудников

Первый документ, помещаемый в личное дело, — внутренняя опись документов, помещенных в личное дело. Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией. пример 4)

Как правильно хранить личные карточки работников после их увольнения?

Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.

Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в , одобренных При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно ( введения к Правилам, одобренным ). Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Статья о поможет вам не допускать ошибок в работе.

Положении об архиве (). Также отметим, что личные карточки относятся к той категории дел, для которых п. 3.6.3 Основных правилах, установлено требование проведения их полной обработки (описания): нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п.

В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации.

При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

Однако, при больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома.

Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме — в каждое отдельное дело).

Таким образом, можно сказать, законодательством не установлен определенный порядок хранения личных дел уволенных сотрудников. Однако, на практике рекомендуется руководствоваться общим порядком хранения кадровых документов.

При этом, личные карточки уволенных сотрудников целесообразней хранить отдельно от личных дел.

Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив?

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.

Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов и Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Совет 1: Как подшивать личные дела

Пусть сотрудник проставит в заполненных документах свою подпись и дату заполнения. Приклейте фотографию сотрудника на первую страницу личного листка по учету кадров.

2 Возьмите обычный скоросшиватель, распечатайте и приклейте на него титульный лист-обложку личного дела. Сделайте копии паспорта(страниц с фотографией, с пропиской, с отметками о семейном положении), документов об образовании сотрудника, поместите их в личное дело.

Прикрепите туда также характеристики, рекомендации, резюме сотрудника, заявление о приеме на работу. Если в организации трудовые договора и кадровые приказы хранятся отдельно, то сделайте и поместите в личное дело их копии. 3 Подшейте также в личное дело экземпляр должностной инструкции и другие документы, касающиеся оформления приема на работу сотрудника.

Источник: https://civilyur.ru/kak-sshivat-lichnye-kartochki-uvolennyh-rabotnikov-v-arhiv-92947/

Как сшить личные карточки сотрудников

Как сшивать личные карточки работников

Автор считает это требование городских и рай­онных архивов правильным, так как трудовые дого­воры и контракты в дальнейшем могут послужить основанием для выдачи гражданам справок соци­ально-правового характера, подтверждающих факт, место и стаж работы гражданина в организации. Если трудовые договоры и контракты включе­ны в состав личных дел, тогда они просто распо­лагаются в личном деле среди других документов в порядке, предусмотренном Инструкцией. Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков.

Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги!

На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ!

На большинство вопросов ответы уже даны.

Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

https://www.youtube.com/watch?v=wM6Z5ev8lO8

Важно И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Инфо Личные карточки формы № Т-2 ведутся всеми работодателями независимо от формы собственности, за исключением ИП, который вести карточки может, но это не входит в его обязанность.

Данный документ заполняется на всех работников: основных и совместителей, временных и сезонных, кроме работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам.

Карточка считается основным документом по учету личного состава.

Личная карточка открывается с момента начала трудовой деятельности работника (при приеме на работу) до его увольнения. Личные карточки – это обязательные кадровые документы для учета труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1.

Источник: https://De-Jure-Sochi.ru/kak-sshit-lichnye-kartochki-sotrudnikov-45918/

Как правильно подшить карточки т 2 для сдачи в архив

Как сшивать личные карточки работников

Внутри дела договоры и контракты лучше все­го располагать по алфавиту фамилий работников, чтобы сделать в будущем поиск необходимой ин­формации оперативным. Эту категорию докумен­тов необходимо оставить на хранение на срок 75 лет.

Инфо В связи с этим в каждом деле следует со­ставить внутреннюю опись документов по форме, предусмотренной для всех категорий документов с 75-летним сроком хранения.

В разделе «Заголо­вок дела» будут указаны фамилия, имя, отчество работника.

Все остальные элементы оформления дела соответствуют общепринятым нормам, о ко­торых мы рассказывали выше.

Как сделать архив карточек т 2 описи

Где хранить личные карточки? Они хранятся в шкаф. Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам.

Как располагаются личные карточки?

Они распределяются по структурным подразделениям, внутри каждого — пофамильно по алфавиту до третьей буквы при помощи разделителей.

Внимание При увольнении работника личные карточки изымаются из списка работающих и хранятся отдельно, распределившись по годам увольнения, а внутри каждого года — по алфавиту.

Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год (возможно до трех лет).

После чего они передаются в архив предприятия. Общий срок хранения карточек – 75 лет.

Как сшивать личные карточки уволенных работников в архив

нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п.

При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных¦¦карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их ¦¦должностные лица: ¦¦а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту ¦¦работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к ¦¦постановке их на воинский учет; ¦¦б) ведут и хранят

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

См.

статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2021 См. статью

«Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета»

журнала № 4′ 2021 См.

новость

«Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда»

журнала № 4′ 2021 Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника.

Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации.

Оформление т2 с сдаче в архив

М., 2002.

— 152 с. 3. Комплектование архива 3.6.

Расчетно-платежные ведомости формируются с учетом порядка их ведения в бухгалтерии организации, т.е.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела. Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников.

Эти документы должны храниться 75 лет. Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год (возможно до трех лет).

Где необходимо хранить личные карточки Т-2 уволенных сотрудник по правилам делопроизводства?

Также необходимо отметить, что в соответствии с Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а также Правилами работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

, при формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: — документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; — в дело включается по одному экземпляру каждого документа; — в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации); — дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы.

Источник: http://iso-sercons.ru/kak-pravilno-podshit-kartochki-t-2-dlja-sdachi-v-arhiv-97625/

Как сшивать личные карточки работников

Как сшивать личные карточки работников

Заголовок документа» указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника. Необходимо уточнить, что при заведении личного дела работни­ка составляется внутренняя опись дела по форме, предусмотренной Инструкцией в приложении 1.

Форма внутренней описи дел, рекомендован­ная для всех видов документов Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.

2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), имеет иное расположение реквизитов.

Поэтому при за­ведении личного дела нужно использовать форму внутренней описи, рекомендованную Инструк­цией, но при подготовке личных дел к передаче в архив и брошюровке их в тома необходимо соста­вить внутреннюю опись дел по форме, предусмот­ренной Инструкцией по делопроизводству. Лист-заверитель размещается в конце тома.

Внимание

Фея [e-mail скрыт] Россия, Красноярск #85[263902] 19 октября 2011, 6:01 мдя я личные карточки держу в личных делах, нет у образовательных учреждений денег на дополнительные папки.

у знакомых была ГИТ на проверке, дык вообще сказали, чтоб они завели ящик с отделами спецательный Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Светлана-Омск [e-mail скрыт] Российская Федерация, Омск #86[263908] 19 октября 2011, 6:52 А у нас папки с личными карточками стоят в обыкновенном шкафчике…за стеклом… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Фея [e-mail скрыт] Россия, Красноярск #87[263924] 19 октября 2011, 7:48 у меня они в сейфе страаашном 195…какого-то года стоят.

Prednalog.ru

Если же на работника не заведено личное дело, можно рекомендовать формировать трудовые договоры и контракты по году окончания срока действия кон­тракта.

Внутри дела договоры и контракты лучше все­го располагать по алфавиту фамилий работников, чтобы сделать в будущем поиск необходимой ин­формации оперативным.

Эту категорию докумен­тов необходимо оставить на хранение на срок 75 лет.

Хранение личных карточек

В случае если каждое личное дело уволенного работника подшивается отдельно, в личное дело включаются внутренняя опись документов дела, которая составляется в процессе ведения личного дела, и лист-заверитель. Фамилию, имя, отчество уволенного работни­ка в заголовке указывайте в именительном падеже. Крайними датами личного дела являются даты при­казов о принятии и увольнении работника.

Пример оформления обложки отдельно­го личного дела и обложки дела, в кото­ром сброшюрованы несколько личных дел уволенных работников вы найдете в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.

В случае если все личные дела уволенных ра­ботников формируются и подшиваются в одно дело по году увольнения, кроме документов личных дел, внутренних описей документов личных дел, в каж­дом томе составляется дополнительно внутренняя опись личных дел, включенных в данный том: в разд.

Голосование:

Уверенность в правильности рекомендации придает тот факт, что при прекращении деятельности организации негосударственной формы собственности или государственной организации, не имеющей право­преемника или вышестоящей организации при передаче документов в городской или районный архив на государственное хранение, требуется среди документов 75-летнего срока хранения пере­дать также трудовые договоры и контракты. Автор считает это требование городских и рай­онных архивов правильным, так как трудовые дого­воры и контракты в дальнейшем могут послужить основанием для выдачи гражданам справок соци­ально-правового характера, подтверждающих факт, место и стаж работы гражданина в организации. Если трудовые договоры и контракты включе­ны в состав личных дел, тогда они просто распо­лагаются в личном деле среди других документов в порядке, предусмотренном Инструкцией.

Можно ли заполнять на компьютере и распечатывать листы карточки т-2?

Код личной карточки по ОКУД 0301002. В личную карточку согласно ст.

65 ТрК РФ заносятся данные на основании документов, которые работник должен принести с собой при устройстве на работу:- паспорт;- трудовую книжку (или ее копию — для совместителей);- СНИЛС (страховое свидетельство);- ИНН (свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции);- военный билет (для военнообязанных);- документ об образовании (диплом, свидетельство, курсы и т.п.

), подтверждающий наличие специальных для работы знаний. Помимо этих данных, личная карточка содержит сведения, которые заполняются на основании информации, предоставленной самим работником. Личная карточка Т-2 бланк скачать здесь. Заполнение личной карточки (инструкция) здесь.
Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Совет редактора: в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения. Ситуация: Может ли организация вести личные карточки сотрудников в электронном виде (не распечатывая) Нет, не может. В действующем трудовом законодательстве нет запрета на ведение личных карточек сотрудников в электронном виде.

Однако реквизиты самой карточки предусматривают подтверждение подписью сотрудника вносимых данных, что делает ведение личной карточки в электронном виде невозможным.

В частности, подпись сотрудника потребуется при заполнении раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». С каждой записью, вносимой в данный раздел, организация обязана ознакомить сотрудника под подпись в графе 6.

Такой порядок установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации. Раздел «Отпуск» В разделе «Отпуск» личной карточки зафиксируйте все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты и т. п.).

Имейте в виду, что в графе «Период работы» в любом случае нужно указать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск.
В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.

Совет редактора: если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, отмечайте в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учесть отпуска.

Ситуация: Как внести запись об отпуске, если свободные строки в личной карточке закончились Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

Как сшить личные карточки работников за несколько лет

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков.

Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.

000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны.

Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Как прошить личные карточки работников

В процессе ведения данной карточки законодательство не запрещает для удобства скреплять ее металлическими скрепками, степлером и т.д. Однако, личные карточки уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив.

При этом, в соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. сказано, что при подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Важно

Таким образом, можно сказать, что скреплять личную карточку ф. Т-2 в процессе использования Вы можете любым удобным для Вас способом. Однако, при подготовке карточки для сдачи в архив, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В связи с чем можно предложить сшивать документы ниткой.

N Т-2) │ │ │ ││ │└───┴───────┴─────────────────────┴────────────────┴─────────┴──────────┘│ │ │ │ В данный раздел описи внесено 1 (одна) ед. хр., │ │ с N 1 по N 1 │ │ │ │ Специалист I категории отдела кадров Н.А.

Иванова │ │ │ │ 21.06.2009 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Литература 1.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Источник: https://advokat-na-donu.ru/kak-sshivat-lichnye-kartochki-rabotnikov/

Как сшивать личные дела уволенных сотрудников – Бизнес, законы, работа

Как сшивать личные карточки работников

Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые. Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись. В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается.

Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится. Заключение Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести.

Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.6.18.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив — некоторые личные дела отсутствуют; — на работников, которые работали по совместительству, а впоследствии принимались на постоянную работу, не были заведены новые дела. Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.

Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить? Должны ли быть сделаны какие-то отметки в личных делах, оформленных с нарушениями? — подшивку или переплет; — нумерацию листов; — составление заверительной надписи; — составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях); — оформление реквизитов обложки дела.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. Журнал регистрации: как вести Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников.

Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Важно

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания». Электронное личное дело Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства.

Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

Архив личных дел уволенных работников

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п.

3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Госархив как сдать личное дело работника

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. 3.6.6.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела. 3.6.8.

Оформление личных дел уволенных во внутренний архив

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Источник: https://novdmt.com/kak-sshivat-lichnye-dela-uvolennyh-sotrudnikov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.